COMO PLANEAR Y DESARROLLAR SIMULACROS: III SIMULACRO REGIONAL DE RESPUESTA A DESASTRES, UN CASO DE ÉXITO

Para todos es bien sabida que es de vital importancia para una efectiva gestión de riesgos de desastres, la realización de programas de pruebas, ejercicios y simulacros de conformidad a los planes desarrollados para la protección de vidas, infraestructuras, la tecnología y su información, las economías de organizaciones, países y regiones, y de los ecosistemas en general, que se hacen frágiles con las múltiples amenazas y situaciones de riesgo a los que están expuestos al interior y en su entorno.

Todos los creadores de estándares y normalizadores de buenas prácticas (ISO 22301, DRII, BCI, BSI, DRJ, NIST, ICOR, entre otros.) dentro de sus requisitos contemplan planear, implementar y mantener programas de ejercicios a fin de validar la eficacia de las soluciones y estrategias implementadas, y asegurar que se realicen de manera sistemática y documentada, a intervalos planificados y dentro del contexto y las propias realidades de los países, regiones y/o organizaciones objeto de las pruebas.

Con frecuencia, quienes nos lideramos en el medio, comentamos que las buenas prácticas definen muy acertadamente el “qué” debemos hacer, pero muy pocos comparten en específico sobre la forma de desarrollarlas y sugieren adaptarlas a las necesidades particulares de cada cual. Este artículo pretende aportar un poco en el “cómo” y presentar un verdadero caso de éxito de una realización de simulacro a nivel regional.

 
1.    LA GESTIÓN DE DESASTRES DEMANDAN LA ATENCIÓN MULTI-ESCENARIO: RIESGOS EN CASCADA Y RIESGOS CONCURRENTES

Los riesgos cuando se materializan, y los riesgos de desastres no son la excepción, tienen la particularidad de que generan en “cascada” (también conocidos como riesgos “secundarios” o “derivados”) otros riesgos que incluso pueden llegar a tener impactos mayores que el mismo riesgo de origen.

Cuando ocurre un evento adverso o un riesgo se materializa, puede desencadenar una serie de efectos secundarios o consecuencias adicionales que pueden aumentar la complejidad y el impacto de la situación inicial, es por ello que hace sentido, que en los simulacros tengan que abordarse situaciones multi-escenario.

Por otra parte, ante la materialización de un riesgo, además de la contención de este, se tienen que atender las consecuencias de este, pero además los riesgos que se derivan del inicial, incluidas las interrelaciones entre ellos, más otros riesgos que de manera concurrente se presenten y deban ser tratados en paralelo.

También, muy frecuentemente se tiene por hecho cierto que, al estar preparado para la peor situación de desastre, se está preparado para cualquier otro desastre de similar o menor cuantía. Pues bien, no es tan precisa esta presunción, por cuanto cada escenario tiene sus propios contextos y particularidades que demandan acciones específicas en tiempo, modo y lugar distintas.

En consecuencia, para ser lo más fiel posible y acercarse a una verdadera situación real, los ejercicios y simulacros de situaciones de desastre, deben atender casi en simultáneo diversos escenarios interdependientes y posiblemente otros de origen diverso, añadiendo un mayor grado de complejidad en los hechos reales a representar, que por supuesto deben ser tenidos en cuenta en los ejercicios y simulacros.

 

2.    FASES PARA EL DESARROLLO Y EJECUCIÓN DE UN SIMULACRO DE RIESGOS DE DESASTRE

Para preparar y ejecutar un simulacro de desastre se debe actuar en el antes, durante y después de un incidente de grandes proporciones con características de desastre, como a continuación se sugiere, dividiéndolo por fases y definiendo las actividades en cada una de ellas, como se presenta en la siguiente figura 1: Esta propuesta de metodología, si bien aplica para la gestión regional, puede aplicarse a otros niveles, incluso a nivel organizacional, si se ajusta al propio contexto:

Figura 1: Fases para la realización de un simulacro

 
1.1  ACCIONES EN EL ANTES: FASE I PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN
  • Realizar la planificación del simulacro, con la definición de sus objetivos, escenarios realistas a recrear y alcances generales y específicos.
  • Definir los actores activos participantes, tanto desde el nivel de gobierno en lo ejecutivo general del ejercicio, hasta los coordinadores de cada escenario y los participantes “in situ”, a fin de contar con los esfuerzos y recursos requeridos de manera planificada.
  • Conformar el comando integrado de gestión y monitoreo.
  • Determinar las estructuras de apoyo en la gestión del desastre, en sus diferentes niveles de atención, por escenarios y localidades afectadas.
  • Revisar lecciones aprendidas y recomendaciones de otros simulacros y experiencias anteriores.
  • Coordinar de manera general y recibir reporte de los líderes de la logística para cada escenario.
  • Facilitar la identificación y distintivo del personal participante, que está autorizado para actuar dentro de la prueba.
  • Definir de manera detallada los roles y responsabilidades (matriz RASCI) requeridos para la ejecución, según la fecha y sedes determinadas.
  • Revisión de la normativa existente (nacional e internacional que aplique) para obrar de conformidad y en cumplimiento. Medidas de excepción y facilidades legales para la asistencia humanitaria, técnica y de colaboración internacional.
  • Coordinación de la colaboración de autoridades civiles y militares nacionales y locales, así como a los organismos públicos y privados.
  • Definición de líneas de mando, interacción y comunicación. Establecer los árboles de llamadas, para todos los niveles de atención.
  • Realizar ejercicio, previo a la ejecución del simulacro, de verificación y aseguramiento, de cada árbol de llamadas a participantes (los actores principales y sus alternos) y efectuar actualización de ser requerido.
  • Definir e Implementar mecanismos de reporte entre los actores, disponer de sistemas de información y/o sistemas especializados de comunicaciones, de ser posible, que soporten los planes, la ejecución y toda la documentación de manera controlada; establecer líneas de atención y comunicaciones digitales y otros mecanismos alternos; definir e implementar los grupos compartidos de comunicaciones.
  • Socializar y sensibilizar a la comunidad en general sobre el ejercicio. Dictar conferencias, charlas, conferencias y cursos previos a la ejecución, en especial para los actores y las comunidades involucradas. De ser posible, si existen, probar mecanismos de comunicación de alertas tempranas.
  • Definir indicadores de medición de resultados.
  • Diseñar las acciones por escenario, entre otras las siguientes:
  • Determinación de alcances y las posibles consecuencias y situaciones o fallas factibles a simular si se presentara una situación real respecto a:
    • Las zonas y sitios en particular
    • Magnitud del evento
    • Tipos de fenómeno(s) perturbador(es)
    • Condiciones físicas
    • Condiciones de seguridad
    • Problemáticas particulares que podrían afectar el simulacro
    • Características de operación en el sitio
    • Otras zonas de influencia a verse afectadas
  • Definición de actores participantes, asegurar su disponibilidad física y mental para poder participar en el ejercicio.
  • Solicitar apoyo de grupos especializados en atención del escenario específico.
  • Involucramiento de autoridades civiles, militares, entidades de protección o defensa civil, cuerpos de bomberos y entidades prestadores de salud locales.
  • Creación de directorios de participantes.
  • Realización de mesas de trabajo con líderes responsables por escenario.
  • Definición de recursos (identificación, clasificación y fuentes de adquisición).
  • Identificación y gestión de riesgos propios de la ejecución del simulacro en el escenario, incluso otros relacionados con elementos cercanos al sitio que puedan significar afectaciones.
  • Preparación y logística para los escenarios a representar.
  • Adquisición y gestión de recursos a aplicar.
  • Definición del guion lo más ajustado a posibles situaciones reales, determinación de actividades, secuencias, y funciones y conductas a realizar por escenario.

NOTA: Podrá incluso complementarse definiendo situaciones sorpresa para algunos participantes. Estas condiciones sólo se podrán adicionar siempre que estén bajo el debido control. No es aconsejable adicionar situaciones de stress no previstas y no controladas, que puedan ocasionar percances reales.

  • Definición de matriz detallada RASCI por escenario.
  • Definición de secuencia de operaciones de conformidad con el desarrollo de los escenarios en cascada.
  • Visitas de campo a sitios de escena, para verificación de viabilidad de acciones, toma de previsiones y enriquecimiento de secuencia de operaciones.
  • Revisión de disponibilidad y condición de sistemas, equipos y herramientas a ser utilizados.
  • Realizar campañas de divulgación y promoción del evento, sus alcances y recomendaciones, alertando y haciendo énfasis de que se trata de un simulacro y no un hecho real.
  • Alistamiento de equipos de respuesta y trabajo de campo (primeros auxilios; búsqueda y rescate, evacuación, prevención y combate de incendios, etc. según escenarios).
  • Preparación de bases de comunicados a emitir periódicamente durante la ejecución del simulacro.
  • Tomar las medidas de seguridad y prevención a fin de controlar:
  • Acciones indebidas realizadas por personal inescrupuloso que pudiera aprovechar el evento con algún beneficio particular que escape a los intereses del simulacro integrado.
  • Manejo indebido del presupuesto asignado o generación de sobrecostos no justificados.
  • Desvío de ayudas internacionales para propósitos diferentes del simulacro.
  • Definir plan de comunicaciones y de emisiones de comunicados en los diferentes medios, antes, durante y después del simulacro.
  • Coordinación y sincronización de esfuerzos de los diferentes escenarios en cascada y concurrentes.
1.2  ACCIONES EN EL DURANTE:  FASE II EJECUCIÓN
  • Activación del simulacro, conforme a los planes, procedimientos, protocolos y acciones de atención y respuesta de desastres.
  • Inicio de conteo de tiempo y activación de indicadores.
  • Coordinación general y por escenario de la movilización y respuesta.
  • Evaluación de los daños, fallas, pérdidas e interrupciones simuladas, como parte de elementos de entrada para la toma de decisiones y acciones a seguir, que se deben formar parte del simulacro mismo.
  • Verificación de la disponibilidad real de actores de cada escenario. Escalar a personal alterno, en caso de que se presenten ausencias o indisponibilidades de personal principal.
  • Simulación de la solicitud de ayuda internacional, recibimiento y coordinación de su arribo, la logística y recibo de las ayudas humanitarias, así como la integración y coordinación con los esfuerzos nacionales.
  • Coordinación de logística y desplazamientos a zonas afectadas según escenarios definidos.
  • Ubicación y registro de recursos, materiales, herramientas y demás elementos de activación y respuesta en sitio.
  • Supervisar la actuación de los diferentes equipos de trabajo de manera integral y en cada escenario conforme a lo planeado; así como, las acciones necesarias frente a los riesgos concurrentes planeados.
  • Toma de decisiones con base a información colectada para la atención de aquellas cosas inesperadas que se presenten fuera de los guiones y scripts, o situaciones adversas reales que pudieran presentarse durante el simulacro.
  • Solicitud de reportes de avance y emisión de comunicados periódicos en la ejecución.
  • Solicitud de información para el reporte final del evento: con base en reportes finales por escenario y el correspondiente a la gestión integral y coordinación general.
  • Declaración de la finalización de actividad
  • Desmovilización de participantes, coordinación para el regreso seguro y retorno a la normalidad.
1.3  ACCIONES EN EL DESPUES: FASE III EVALUACIÓN Y REPORTE
  • Asegurar el retorno de manera armonizada y sincrónica a la normalidad.
  • Solicitar y controlar la devolución de herramientas y equipos usados en el simulacro, que son del servicio público o privado.
  • Consolidación de reportes finales particulares de escenarios.
  • Revisión y análisis de indicadores de resultados, confrontación con metas y resultados esperados.
  • Revisión de tiempos de atención y respuesta, oportunidad y efectividad de acciones.
  • Evaluar operación de planes, procedimientos y protocolos por escenario, funciones y resultados en cuanto a tiempos, suficiencia y efectividad de los recursos, y comportamiento de actores participantes.
  • Evaluar la integración de las acciones en los diferentes escenarios.
  • Registro y revisión de situaciones extraordinarias, no contempladas durante el simulacro y debida diligencia en la respuesta.
  • Revisión del proceso general del simulacro, verificación de la eficacia de las realizaciones e Identificación de oportunidades de mejora.
  • Generación y difusión de reporte final.
  • Reconocimiento público en estímulo a los participantes.
  • Actualización de planes, procedimientos y protocolos de actuación, a aquellos que les aplique.
  • En lo posible, efectuar la ratificación de tiempo, lugar y responsables de coordinación del próximo ejercicio, según el programa de simulacros, o su definición de no estar previsto.
2.    BENEFICIOS DE LA REALIZACIÓN DE SIMULACROS

Veamos algunos de los principales beneficios de realizar simulacros de situaciones de desastre:

  • Mejoran la conciencia y compromiso de las diferentes instancias de poder, instituciones y organismos de atención.
  • Permiten comprobar con antelación a la ocurrencia de verdaderos desastres, si las acciones que hemos planeado y preparado son funcionales, suficientes, y efectivas.
  • Permiten identificar necesidades no cubiertas, escenarios imprevistos información útil y las brechas entre lo que se requiere tener y las capacidades existentes actuales.
  • Ponen a prueba los mecanismos de respuesta para la intervención en diferentes tipos de emergencias tales como las que afectan directamente la vida humana, o la prestación de servicios esenciales en desastre.
  • Mejoran la preparación para actuar ante una crisis derivada de un siniestro real con mayor oportunidad y mejores resultados de atención y recuperación.
  • Fomentan la cultura de la protección civil entre las comunidades, clientes, usuarios y la población en general, e incrementan en últimas la concienciación pública.
  • El análisis de resultados en los diferentes niveles de preparación y atención permite identificar mejoras y dejan lecciones aprendidas para incorporarlas en los planes de gobierno del simulacro, en los procedimientos operativos, protocolos e instructivos de manera estándar.
  • Al realizar simulacros, las personas pueden reducir el pánico y el estrés, adquirir confianza en sus habilidades y estar más preparadas mentalmente para tomar decisiones y enfrentar situaciones de desastre.
  • Genera un buen nivel de aprendizaje tanto para el personal ejecutivo que dirige y lidera el simulacro, como para equipos técnicos especializados que los apoyan y para el personal de respuesta en campo.
  • Un valor significativo de los simulacros está en la construcción de relaciones de los organismos y las personas participantes, ya que permiten la formación de redes que pueden compartir conocimientos, interactuar para futuros simulacros e incluso brindarse apoyo en situaciones y eventos de desastre real.
  • Los simulacros regionales de desastres fortalecen las capacidades de los sistemas nacionales de protección civil y gestión integral de riesgo de desastres.
  • De manera efectiva, lo simulacros ayudan a salvar vidas, reducir daños y proteger bienes, al permitir a las organizaciones y comunidades estar mejor preparadas para enfrentar con eficacia y confianza situaciones críticas de emergencia y desastre.
3.    III SIMULACRO REGIONAL DE RESPUESTA A DESASTRES Y ASISTENCIA HUMANITARIA: UN CASO DE ÉXITO

En el pasado reciente, si existe un evento digno de elogio, sin presentes en la preparación para la reducción de riesgos de desastre, por el alcance y los logros obtenidos, es el III Simulacro Regional de Respuesta a Desastres y Asistencia Humanitaria, que se llevó a cabo en la ciudad de Panamá del 12 al 16 de junio de este año.

Aun cuando se destacan las acciones realizadas en los anteriores simulacros, (El I en Managua Nicaragua en el 2019 y el II en ciudad de Guatemala en el 2022), en esta ocasión bajo el liderazgo de la secretaría ejecutiva de CEPREDENAC (Centro de Coordinación para la Prevención de Desastres en América Central y República Dominicana), ly en colaboración con ARISE, SICA, UNDRR, UNICEF, OCHA – CBi y el SINAPROC, entre otros múltiples organismos, formaron parte principal de la magnífica gestión y coordinación de las actividades del III Simulacro, en el que se aplicaron métodos y directrices regionales e internacionales de organización y trabajo en una clara demostración de capacidad y emprendimiento.

 

3.1  ANTECEDENTES:

La Oficina de Naciones Unidas para la Reducción del Riesgo de Desastre (UNDRR) en la implementación del Marco de Sendai 2015-2030, ha promovido a nivel global, directamente y a través de sus diversos organismos adscritos una serie de iniciativas y programas para promover la reducción de riesgos y aumentar la resiliencia de las comunidades y naciones frente a eventos catastróficos adversos.

Según los resultados de informes de «Riesgo Global», del Foro económico Mundial  en los que se analizaban los riesgos de terremotos, tsunamis, huracanes, inundaciones y otros eventos naturales similares en 172 países, incluida toda América Latina y el Caribe, en sus conclusiones han destacado como Centroamérica ha sido una de las regiones peores preparadas en caso de catástrofes naturales, con baja capacidad para enfrentarlos, tiempos de respuesta muy poco favorables y asistencia débil a sus poblaciones y comunidades, ver figura 2.

Una recomendación importante de dicho informe asegura, que como medida de reducción del impacto de los potenciales desastres se deben establecer programas de preparación y colaboración internacional.

Estas recomendaciones y la desfavorable posición en el escalafón han motivado positivamente la ejecución de acciones en la región.

Figura 2 Índice Mundial de Riesgo al correlacionar las variables exposición y vulnerabilidad

1.1  OBJETIVO GENERAL DEL III SIMULACRO REGIONAL

El propósito fundamental del III Simulacro, por voluntad de los países miembros del CEPREDENAC fue contribuir al fortalecimiento de las capacidades de los sistemas nacionales de protección, medir el impacto socioeconómico de los desastres, someter a prueba los mecanismos, herramientas y orientaciones técnicas para la intervención en emergencias del sector salud y posicionar el uso de las tecnologías de la información y comunicación para la respuesta a crisis humanitarias y desastres de una manera sostenible y resiliente.

 

1.2  ESCENARIOS DEL ALCANCE

En su desarrollo se empleó el enfoque sistémico, por lo que acertadamente en el alcance se incluyeron múltiples amenazas en multi-escenarios de riesgo:

  • Sismo de 7.5 grados de magnitud en la escala de Richter, focalizado en la ciudad de Panamá a una profundidad de 10 km con localización en las coordenadas a 8º58’N- 79º33’O. En el simulacro, el sismo genera otras situaciones que merecieron ser atendidas, tales como:
  • Incendios en edificaciones
  • Afectación de infraestructuras
  • Bloqueos de vías de acceso
  • Atención de pacientes afectados
  • Alteración de orden público por carencia de agua y alimentos
  • Ruptura de tanques de almacenamiento de hidrocarburos, lo que a su vez ocasiona:
    • Incendios
    • Contaminación de aguas en el Canal de Panamá y debido a esto el cierre temporal de sus operaciones.
  • Paso de la Onda tropical #10 con probabilidad de convertirse en depresión tropical.
  • Inundaciones, crecimiento de ríos y necesidad de rescate acuático
  • Riesgo biológico relacionado con la propagación de gripa aviar.
  • Ciberataque al sistema financiero y servicios públicos.
1.3  INTEGRACIÓN DE ESFUERZOS INTERNACIONALES/ REGIONALES/ NACIONALES

En el simulacro participaron 18 países de manera directa y a través de organismos e instituciones intersectoriales y grupos de respuesta especializados; colaborando mancomunadamente con las organizaciones nacionales y unidades de rescate locales.

 

1.4  PRINCIPALES LOGROS OBTENIDOS

Entre los principales logros alcanzados, se destacan:

La ampliación de las capacidades de atención y el fortalecimiento de los procesos de coordinación de la asistencia humanitaria de los países participantes (incluidos grupos de búsqueda y rescate urbanos y rurales, comandos de salvamento, unidades de mantenimiento del orden, unidades humanitarias y de rescate, entre otros).

Ampliación de las capacidades tecnológicas de Panamá para la respuesta a posibles crisis y desastres futuros y la aplicación y uso efectivo del Sistema Informático Regional.

Aplicación y revisión, en la práctica, de protocolos e instructivos operativos de instituciones de primera respuesta y demás organizaciones participantes.

Identificación de fortalezas de infraestructura, procedimientos, sistemas del país sede del simulacro y legislación que pueden ser replicados en otros países.

Evaluación y revisión de los procedimientos operativos nacionales y regionales para su mejoramiento, en los casos que aplica, y el afianzamiento de aquellos que resultaron eficaces.

Coordinación integrada de organizaciones civiles y militares e inclusión del sector privado, especialmente el financiero y servicios públicos.

Cubrimiento y gestión paralela de múltiples escenarios, de manera exitosa y sin percances que pudieran generarse como resultado de las acciones del simulacro.

Generación de cultura y concienciación para la atención de siniestros y emergencias reales.

Intercambio y transferencia de conocimiento para el fortalecimiento de uso de buenas prácticas, basados en la experticia y conocimiento de los participantes.

Fomento de las iniciativas y compromisos de las autoridades.

Una mejor disposición para el fomento del conocimiento científico relacionado con las causas y los efectos de los desastres ambientales, sociales y tecnológicos.

Consolidación de redes internacionales y nacionales para la cooperación en otros simulacros futuros y para la atención de situaciones reales.

 

1.5  CONCLUSIÓN

El III Simulacro Regional de Respuesta a Desastres y Asistencia Humanitaria, efectuado en la república hermana de Panamá durante los días 12 al 16 de junio de este año, bajo el liderazgo principal de la doctora Claudia Herrera M., quien ofició como secretaría ejecutiva de CEPREDENAC, nos da una muestra más de las enormes capacidades y condiciones especiales de su género. Ella, con denodado acierto integró y coordinó acciones de organismos, agencias e instituciones públicas y privadas, civiles y militares de 18 países, en multiplicidad de escenarios.

El III simulacro realizado, en conclusión, es un ejercicio digno de admiración y elogio, por los objetivos trazados, sus ambiciosos alcances y la gran complejidad de escenarios simultáneos abordados; pero especialmente por los resultados obtenidos.

 

2.    RECOMENDACIONES

Para la debida gestión de riesgos de desastre y en pro de la resiliencia organizacional y regional, se hace imperativo efectuar pruebas periódicas y simulacros que recreen posibles situaciones de desastre, bajo alcances multiescenario.

Es recomendable seguir mejores prácticas y metodologías, como la aquí compartida, a fin de obtener buenos resultados en la planificación de simulacros.

El caso de éxito aquí presentado significa un reto digno de emular en futuras realizaciones regionales, pero también a nivel de país y de las organizaciones, quienes deberán seguir el magnífico ejemplo en todo lo positivo y aplicar las acciones aprendidas de mejora.

German Vargas P.

Germán Vargas CLARO, Corporate Risk Officer, Vicepresidente CONTINUAM Colombia, MBCP, CORS, BCMM Assessor, CCRE, AL ISOs 22301, 27001, 20000. Premio LATAM Resilience 2021.

Comentarios

3 comentarios en «COMO PLANEAR Y DESARROLLAR SIMULACROS: III SIMULACRO REGIONAL DE RESPUESTA A DESASTRES, UN CASO DE ÉXITO»

  1. Excelente artículo esta publicación nos servirá en una tesis de la Universidad Santa Paula Costa Rica de la maestría de Gestión de Emergencias y Desastres

    Responder
  2. Muy bien Germán, he seguido de cerca estos simulacros regionales a cargo de CEPREDENAC, todos han sido muy exitosos y han generado una serie de buenas prácticas, yo agregaría al alcance, las amenazas de huelgas, estallidos sociales dado el contexto actual de la región y erupciones volcánicas debido a que somos parte del anillo de fuego del pacífico. Muy importante tomar en cuenta los resultados de la evaluación de riesgos de continuidad del negocio por país. En varios países centromericanos se presentan las mismas amenazas, sin embargo cada país posee también sus propias amenazas por la ubicación geográfica en que se encuentra.
    Pregunto ¿Se puede considerar la migración de esta región una amenaza?

    Responder

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