Volviendo a los viajes de negocios: los 10 pasos que toda organización debe seguir

Durante el punto álgido de la pandemia, la mayoría de las organizaciones dejaron de realizar viajes de negocios por completo. Otros elevaron la autorización para viajes relacionados con negocios a los niveles más altos de C-Suite, asegurando una visión de arriba hacia abajo de los costos y las posibles ramificaciones reputacionales de viajar cuando otros no lo hacían. Independientemente del enfoque, muy pocas empresas realmente hicieron una evaluación de riesgos al viajar en un mundo profundamente alterado, ni desarrollaron planes de contingencia. Simplemente restringieron los viajes y utilizaron sus políticas de viaje y procesos de aprobación existentes para orientarse.

 

Hemos aprendido mucho de las locuras de estas empresas.

Hoy en día, está claro que los viajes de negocios deben alinearse estratégicamente con la planificación de la continuidad del negocio de una organización. La pandemia alteró los viajes, creando nuevos y significativos riesgos para la salud, la seguridad y la protección, y las organizaciones ahora enfrentan mayores amenazas para la salud del personal, la seguridad cibernética y de datos, y la continuidad y reputación del negocio, entre otros. Todos pueden afectar las responsabilidades legales, de cumplimiento y de deber de cuidado.

Sorprendentemente, algunas organizaciones continúan volviendo a las estrategias de gestión de viajes anteriores a COVID, a pesar de estas nuevas realidades. Algunos incluso han cedido la aprobación del director general a los aprobadores de gestión de primera línea, quienes en muchos casos intentan delegar el proceso a sus subordinados.

Es fundamental que se aplique el rigor adecuado a la planificación de viajes en el entorno de viajes actual. Deben participar las personas adecuadas, con la autoridad correspondiente. Este proceso no debe ser simplemente un paso sin una verdadera reflexión sobre las lecciones aprendidas de la pandemia.

 

Aquí hay 10 pasos para volver a viajar que cualquier organización debe seguir:

  1. Desarrolle una política de viajes integral acorde con el entorno de viajes actual: una política bien definida debe describir las expectativas, los requisitos y las pautas para viajar e incorporar medidas de seguridad, consideraciones de costos y procesos de aprobación sólidos.
  2. Comunique claramente la política, junto con las pautas y restricciones actuales relacionadas con el destino: las empresas y organizaciones deben proporcionar información clara y concisa sobre los protocolos, así como las restricciones de viaje relacionadas con el destino, los protocolos de seguridad, las costumbres y las expectativas habituales, y las actualizaciones relevantes. Esto garantiza que los viajeros tengan información actualizada para tomar decisiones informadas.
  3. Realizar evaluaciones de riesgo continuas de los destinos de los viajeros: las empresas deben evaluar los riesgos asociados con los viajes de negocios de forma continua y desarrollar sistemas de gestión y salvaguardas para minimizarlos. Esto implica evaluar la seguridad del destino, las opciones de transporte, los estándares de alojamiento, los riesgos para la salud y la seguridad, y la actividad comercial del viajero.
  4. Brindar capacitación sobre salud y seguridad: las empresas deben ofrecer programas de capacitación que eduquen a los empleados sobre las medidas de salud y seguridad tanto durante el viaje como en el destino. Esto incluye orientación sobre prácticas de higiene, requisitos de vacunación, uso de equipo de protección personal (EPP) si es necesario y conocimiento de los problemas, mandatos y recursos de salud locales.
  5. Ofrezca una guía especial para los nómadas digitales y los viajeros del placer: las organizaciones deben incluir políticas para abordar las condiciones de trabajo híbridas para la multitud emergente de trabajo desde cualquier lugar, incluidos los nómadas digitales y cualquier persona que planee combinar unas vacaciones con el trabajo. Esto incluye orientación relacionada con la salud y la seguridad, la ciberseguridad, la gestión de gastos, las consideraciones sobre seguros de viaje y más.
  6. Aprovechar la última tecnología: las empresas deben aprovechar las tecnologías avanzadas de riesgo de viaje y las soluciones impulsadas por IA para optimizar la inteligencia de riesgo de viaje y la seguridad del viajero. Deben establecer sistemas para proporcionar a los empleados información confiable y en tiempo real sobre avisos de viaje, regulaciones locales y recursos de salud; esto se puede lograr a través de portales de riesgo de viaje dedicados respaldados por aplicaciones móviles que permiten la comunicación bidireccional para el viajero, además de alertas y avisos específicos de destino.
  7. Implemente evaluaciones previas al viaje: además de la educación, las empresas deben exigir a los empleados que se sometan a evaluaciones educativas y de salud previas al viaje para identificar a aquellos que pueden necesitar apoyo adicional, así como a aquellos que pueden no estar listos para viajar. Ayúdelos a comprender los riesgos potenciales antes del viaje y presione la pausa cuando el riesgo para el viajero, el destino o la actividad no se pueda gestionar de manera efectiva para respaldar un viaje seguro. Esto es fundamental para garantizar la seguridad de los empleados y las comunidades que visitan y respalda un viaje de negocios completo.
  8. Fomentar los comentarios de los viajeros: las empresas deben fomentar los comentarios de los viajeros para compartir sus experiencias de viaje, ideas y recomendaciones. Esto promueve el conocimiento y las lecciones aprendidas y apoya la mejora continua de los programas de viajes.
  9. Evaluar y adaptarse continuamente: las empresas deben revisar y actualizar periódicamente las políticas, los protocolos y los procedimientos de viaje en función de las circunstancias cambiantes y los comentarios de los empleados. Deben mantenerse informados sobre las tendencias de la industria, los cambios en las leyes (tanto internacionales como nacionales) y las mejores prácticas para garantizar que los viajes de negocios sigan siendo seguros, eficientes y alineados con los objetivos de la organización.
  10. En caso de duda, trabaje con un proveedor de riesgos de viajes: la gestión de riesgos de viajes requiere un enfoque de negocio centrado en identificar y abordar los problemas como oportunidades, y los proveedores ofrecen experiencia para ayudarlo a planificar su estrategia, educar a su personal y ayudar a cuidar a sus empleados que viajan, sin importar en qué parte del mundo se encuentren.

Frank Harrison es el director de seguridad regional de las Américas para World Travel Protection (WTP). Con más de 20 años de experiencia global en gestión de riesgos de viajes, seguridad pública y operaciones de emergencia, Harrison se enfoca en brindar inteligencia de seguridad a los miembros del equipo de asistencia de primera línea de WTP y apoyar al número cada vez mayor de viajeros que experimentan un evento de crisis relacionado con la seguridad. Su experiencia incluye roles de seguridad con las Naciones Unidas y el gobierno de los EE. UU., incluido el jefe de operaciones de seguridad de la Embajada de los EE. UU. en Irak, y roles de consultoría en el sector de recursos extractivos. Su trabajo lo ha llevado a lugares a menudo hostiles y austeros de todo el mundo, incluidos África Occidental, Medio Oriente, Papua Nueva Guinea y el Ártico.

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