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Creando un Plan de Continuidad del Negocio centrado en las personas

10 dic 2020
 

Si las organizaciones globales no reconocieron la importancia de la planificación estratégica de la resiliencia organizacional antes de 2020, ciertamente lo hacen ahora. Desde la fabricación de alimentos hasta los servicios financieros, la pandemia de COVID-19 ha afectado a todas las industrias y trabajadores. Desde que comenzó la pandemia, muchas empresas han vuelto a la mesa de dibujo en lo que respecta a la gestión de riesgos, con el objetivo de desarrollar un plan de continuidad del negocio sólido que permita que su negocio funcione plenamente incluso en tiempos de gran coacción.

Una de las mayores lecciones aprendidas de la pandemia es la necesidad de resiliencia organizacional. Todos hemos escuchado a los directores ejecutivos hablar sobre su capacidad para responder a las interrupciones en el suministro, el servicio, la información y las cadenas de valor. Muchas de estas discusiones se enfocan en mantener el negocio operativo: ¿qué pasa si los sistemas fallan, las oficinas físicas deben cerrar o somos víctimas de una violación de seguridad? Aunque todos estos son componentes vitales de un plan de continuidad del negocio, hay un elemento clave en el que la planificación debe centrarse: su gente. Los empleados son el núcleo de cada negocio y mantienen el rumbo en tiempos de crisis.

Siempre aconsejo a los clientes que se aseguren de que primero piensen en sus empleados cuando creen un plan de continuidad adecuado. En una crisis, todas las organizaciones tienen el deber fundamental de proteger y cuidar a los empleados. Si el bienestar de los empleados debe ser el primer enfoque de un líder, ¿cómo minimiza y gestiona una empresa el riesgo de reducción de la fuerza laboral en tiempos de crisis? ¿Cómo puede incorporar una cultura de resiliencia entre los empleados para prepararse para cuando las cosas de repente den un mal giro? Más allá de esto, también debemos recordar que los empleados de una organización son cruciales porque ponen en acción los planes de continuidad del negocio, lo que garantiza una implementación exitosa. Especialmente en una crisis, los directores ejecutivos deben asegurarse de que su gente comprenda que la empresa se preocupa por ellos y lo que está sucediendo en sus vidas personales. A su vez, los empleados estarán más motivados para ayudar a la empresa a sortear la tormenta y permanecer leales a la empresa durante años más allá de la interrupción.

Mitigar el riesgo de reducción de la fuerza laboral

La viabilidad de una organización se basa en una fuerza laboral sana y disponible. Los líderes deben proteger su activo más preciado: los empleados. Al crear un plan de continuidad sólido, el estándar de la industria es asumir que su fuerza laboral se reduce en al menos un 40% durante una crisis. Como lo demuestra la pandemia actual, esta reducción ha demostrado ser factible. El porcentaje corresponde a los trabajadores que no han podido trabajar porque están enfermos, se aíslan por sí mismos o cuidan de otra persona. También incluye a los empleados de alto riesgo al retomar el trabajo en los espacios habituales de oficina.

El desafío es que no puede predecir qué 40% de la fuerza laboral puede perder. También es difícil predecir el tiempo que la empresa tendrá para operar con el 60% de los empleados. Su plan de continuidad del negocio debe incluir un mapa de escenarios para todos los resultados posibles y garantizar que la empresa pueda funcionar si, por ejemplo, todo el equipo de gestión estaba enfermo o los trabajadores de primera línea estaban fuera de acción. Las organizaciones deben determinar las prioridades, organizarse en grupos pequeños o cohortes para disminuir las interacciones y comprender los requisitos mínimos de personal para poder continuar operando con una fuerza laboral significativamente reducida. Las organizaciones también deben identificar a los empleados clave y asegurarse de que los miembros del personal relevantes hayan recibido la capacitación adecuada para cubrir de manera integral su posible ausencia prolongada.

Liderar con empatía y fomentar la resiliencia

En la crisis actual, las organizaciones experimentaron un cambio hacia el trabajo remoto casi de la noche a la mañana. Todas las obligaciones laborales ahora se realizaban en la comodidad del hogar de alguien. Se realizaron reuniones en la sala de juntas, tiempo de inactividad en las áreas de trabajo y sesiones animadas y creativas en todos los departamentos. La tecnología de video reemplazó la interacción cara a cara y Bring Your Own Device (BYOD) cambió a Work From Home Device (WFHD). En pocas palabras, el trabajo masivo remoto se convirtió en la nueva normalidad.

Un plan de continuidad del negocio sólido no solo garantizará que los empleados puedan trabajar de manera efectiva desde casa, sino que también considerará el lado humano de este proceso. Por ejemplo, los trabajadores deberían tener más flexibilidad que sus horarios y arreglos de trabajo normales, especialmente si tienen que poner en cuarentena o asumir responsabilidades de enseñanza o guardería. Un componente crítico que se pasa por alto en la planificación de la continuidad es garantizar que los empleados estén motivados. Los líderes deben reconocer que sobrevivir durante una crisis no se trata solo de crecimiento empresarial y rentabilidad. Se trata de las personas que están en el centro de la empresa y de cómo los líderes pueden apoyarlas mejor, para que los empleados puedan mantener la empresa en funcionamiento.

Al crear una fuerza laboral resiliente, especialmente cuando el negocio está en su punto más débil, los empleados están motivados para seguir los planes de continuidad y hacer su mejor esfuerzo para mantener el negocio funcionando lo más cerca posible del “negocio habitual”. En última instancia, los líderes deben desarrollar la resiliencia desde adentro hacia afuera, comenzando por la cultura de personas dentro de la empresa. Concéntrese en cuidar de su gente para asegurarse de que la gente se preocupe por su negocio y su futuro.

Paga enormes dividendos cuando las personas sienten que su empresa se preocupa por ellos como individuos. Cuanto más se sientan los empleados apoyados y comprendidos, más motivados estarán para ser eficaces y productivos durante una crisis y más allá. He visto esto en acción y no debe subestimarse.

Después del 11 de septiembre, trabajé para una empresa con sede al otro lado de la calle del World Trade Center. Estaba en un centro financiero muy dañado con empleados en el World Trade Center y otras ubicaciones cercanas. La empresa gestionó varias operaciones de call center. La primera decisión que se tomó después del 11 de septiembre fue pasar de tratar con los clientes a llamar a todos los empleados que trabajaban en los lugares afectados para ver si estaban seguros y preguntar cómo podían ayudarlos. Para los empleados que se vieron obligados a abandonar sus hogares, la empresa pagó su alojamiento temporal. Recuerdo a un empleado en el momento del incidente que era una figura de alto nivel y buscaba activamente un nuevo puesto en otra empresa. Su familia vivía en la zona afectada y tuvo que permanecer en un hotel durante bastante tiempo. La empresa no hizo preguntas; pagaron la factura del hotel y recibió llamadas de Recursos Humanos para comprobar su bienestar y preguntar si había algo más que ella y su familia necesitaran. Después de esta muestra de cariño, se quedó en la empresa y se convirtió en una empleada leal, comprometida y muy motivada. Aunque es una situación extrema, la respuesta de continuidad del negocio fue excelente y, a la larga, tuvo un impacto positivo en el éxito del negocio.

Poner a las personas primero siempre gana

En este momento, las condiciones laborales en todo el mundo no tienen precedentes y son inciertas. Es por eso por lo que un programa de continuidad del negocio sólido y relevante es la herramienta más importante para garantizar que las organizaciones sobrevivan a estos tiempos turbulentos.

Con cualquier planificación de contingencia, todos los líderes empresariales deben tener a sus empleados al frente de sus mentes. ¿Está mi gente a salvo? ¿Qué necesitan que haga para ayudar que esté en mi poder hacer por ellos? Las personas impulsan el éxito de cualquier organización, por lo que es vital que los directores ejecutivos y gerentes no los pasen por alto al implementar un plan de continuidad del negocio. Deben priorizar la seguridad de los empleados, asegurándose de que sigan siendo resilientes y empoderando a los trabajadores para que participen en la activación del plan de continuidad del negocio.

Ante cualquier crisis, todas las organizaciones deben estar preparadas para el largo plazo. Las empresas deben apoyar a sus empleados proporcionando a las oficinas en el hogar el equipo necesario para que sigan siendo productivas y seguras. Deben crear planes de bienestar de los empleados a largo plazo que cubran todos los aspectos de la salud: financiera, física y mental. Aquellas empresas que asumieron que la pandemia de coronavirus podría ser una crisis duradera están mejor posicionadas para prosperar en el mercado actual.

En última instancia, las empresas se benefician de la implementación de un programa de continuidad que demuestra que priorizan el cuidado de los empleados como individuos antes de esperar que den el 100% al trabajo. Brindar flexibilidad en momentos que desafían el desempeño crea una fuerza laboral motivada y resiliente. Los empleados se sienten inspirados para hacer todo lo posible por una empresa que “los respalda”. Esto genera grandes recompensas para la organización a largo plazo. Si los líderes protegen a sus empleados, simultáneamente protegen y preparan su negocio para el futuro. Por eso, los planes de continuidad del negocio más exitosos se centran en la fuerza vital de una organización: su gente.

Kim Hirsch

Kim Hirsch es el gerente de servicios de asesoría en Fusion Risk Management, y supervisa el equipo que brinda experiencia en la materia para ayudar a los clientes a planificar, implementar y ejercitar la continuidad del negocio, la recuperación de desastres, la gestión de crisis, los programas de riesgo operativo y los componentes asociados. Estos incluyen administración y gobierno de programas, análisis de impacto al negocio, planificación, ejercicio, comunicación de crisis, administración de proveedores y mejora y análisis de programas. Hirsch tiene más de 18 años de experiencia en continuidad del negocio y gestión de crisis en compañías Fortune 100. Al principio de su carrera, obtuvo una amplia experiencia como gerente de proveedores, lo que le dio una visión única de los problemas de los proveedores relacionados con la continuidad. Está certificada profesionalmente como Master Business Continuity Professional (MBCP), Miembro del Business Continuity Institute (MBCI), Auditora de sistemas de gestión de Business Continuity Management e ISO22301 Lead Auditor.

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