Trabajando desde casa

Bases

El objetivo de esta investigación es identificar y discutir los elementos clave involucrados en el trabajo desde casa (TDC). Es extremadamente importante que las empresas que responden a la pandemia y se muevan más allá de ella comprendan qué funcionó y qué no funcionó y qué lecciones se pueden aprender de esta experiencia para el futuro.

En consecuencia, le hicimos a 125 empresas las siguientes preguntas:

1. ¿En qué industria estás?
2. ¿Qué porcentaje de empleados trabaja desde casa?
3. Respecto al esfuerzo en el trabajo desde casa:

       a. ¿Qué funcionó bien?

       b. ¿Qué no funcionó bien?

       c. ¿Qué lecciones aprendiste?

       d. ¿Qué mejoras harás?

Las empresas fueron encuestadas durante mayo de 2020. Las organizaciones estaban más que dispuestas a discutir sus experiencias del TDC. Agradecemos a todos los que participaron.

Nuestra investigación detallada y nuestra base de datos tienen los resultados de la TDC analizados por industria, porcentaje de trabajadores en casa y otros parámetros. Tenga en cuenta que este es un esfuerzo cualitativo, no un estudio cuantitativo detallado; ni debería serlo.

Preguntamos a la gente qué funcionó y qué no funcionó con respecto a TDC. Para este artículo, proporcionamos tendencias, resúmenes y aprendizajes clave para el futuro.

Datos de la Encuesta

Recibimos respuestas de todo el mundo, principalmente concentrándose en Europa y EE. UU. Aquí está el desglose.

El porcentaje de empleados en la modalidad de TDC entrevistados osciló entre 5 y el 30% (por lo general, manufactura) y el 90-100% (finanzas, servicios, banca).

 Resultados

Los resultados se basan en nuestros análisis, reportes de la mayoría o tendencias clave. Por ejemplo, la categoría «lo que no funcionó bien» tenía casi 200 respuestas individuales. Sin embargo, los resultados volvían a muchos de los mismos problemas. Después de un tiempo, más encuestas no revelaron ninguna tendencia nueva, solo confirmaron las que ya se encontraron.

Las respuestas individuales se agruparon en las siguientes categorías generales:

• • Comunicación
  • Gestión de crisis
  • IT: infraestructura tecnológica / herramientas
  • Gestión de liderazgo
  • Operaciones
  • Personal / trabajo en equipo
  • Equilibrio trabajo / hogar

¿Qué funcionó bien?

Las 125 organizaciones encontraron (porcentaje de comentarios) que lo siguiente funcionaba bien con su experiencia con el TDC.

• • 30% TI: infraestructura tecnológica / herramientas
  • 30% Balance trabajo / casa
  • 11% Gestión de Crisis y Preparación de el TDC
  • 9% Staff / trabajo en equipo
  • 9% Comentarios positivos generales
  • 7% Comunicación
  • 4% Liderazgo / Gestión

El TDC depende de un sistema de TI robusto y flexible y, en general, esto funcionó bien, como informaron muchas organizaciones. De hecho, varios gerentes encontraron que la productividad aumentó con el TDC, especialmente cuando se utilizaron aplicaciones de reuniones grupales (por ejemplo, Zoom, Microsoft Teams, Google Hangout, Webex). La curva de aprendizaje de la aplicación de reuniones fue fácilmente escalada por todos los niveles de empleados.

El acceso a las aplicaciones y datos de escritorio era obviamente importante, y aquellos que hicieron la transición a una estación de trabajo doméstica sin interrupciones estaban muy contentos.

Muchos empleados y gerentes disfrutan de esta «nueva normalidad». Están encontrando una colaboración positiva en equipo, un compromiso para superar esto y, curiosamente, una mejor disponibilidad de sus colaboradores. Los empleados experimentaron una mejor gestión del tiempo, enfoque y concentración. Muchos disfrutan mucho de no viajar y mencionan tener un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida.

Fueron elogiadas aquellas empresas que activaron un equipo de respuesta a pandemia o planes de continuidad del negocio. Varias personas felicitaron a sus organizaciones por haber realizado simulacros de práctica de la TDC o haber tenido experiencia previa con el TDC debido a condiciones climáticas adversas u otras razones de inaccesibilidad a la oficina. El apoyo ejecutivo y la preparación fueron clave.

Las comunicaciones funcionaron bien, especialmente con las reuniones diarias planificadas / programadas y las conversaciones personales. Las buenas comunicaciones reflejan un buen liderazgo. Los directores ejecutivos de muchas empresas realizaron conferencias telefónicas semanales e incluso diarias que proporcionaron actualizaciones, información comercial general, perspectivas, refuerzo de la cultura / visión de la empresa y aliento. Muchos empleados apreciaron esto y notaron que les brindaba motivación para superar muchas adversidades del TDC.

¿Qué no funcionó bien?

Las organizaciones encuestadas informaron que lo siguiente no funcionó bien con el TDC:

• • 34% TI: infraestructura tecnológica / herramientas
  • 15% Balance hogar / trabajo
  • 13% Operaciones
  • 11% Aspectos humanos / aspectos personales
  • 8% Personal / trabajo en equipo / colaboración
  • 7% Comunicaciones
  • 6% Liderazgo / gestión
  • 6% Sin comentarios negativos

Curiosamente, muchas de las áreas identificadas en “lo que funcionó bien” también se enumeran aquí. A veces, lo que funcionó bien para una organización no funcionó para otra, incluso en el mismo campo. Posiblemente contribuya a esto el hecho de que las culturas, la orientación y las regulaciones de las empresas e incluso de los países no se alinearon, lo que dio como resultado estrategias / resultados diferentes.

El tema más comentado fue nuevamente TI, con el 34% de los comentarios. El principal problema de TI reportado estaba relacionado con problemas de conectividad / acceso a Internet. Sin embargo, esto fue más frecuente en Europa (el 56% de los encuestados tenían este problema) que en los EE. UU. (19%) u otros países (25%). La falta de equipo para  el TDC también estuvo cerca de la parte superior de la lista, así como los riesgos relacionados con TI (dispositivos desconocidos / no aprobados), VPN, cifrado y falta de capacitación / prácticas de seguridad. Muchas agencias gubernamentales notaron que las personas no podían acceder a los archivos de alta seguridad necesarios desde casa.

La “interferencia” familiar – mantener un equilibrio entre el trabajo y el hogar – fue problemático para muchos. Esto fue más frecuente cuando ambos padres trabajaban desde casa, especialmente con los niños en casa también. Muchos indicaron que trabajaban más horas y fuera del horario habitual, lo que dificultaba el equilibrio. Algunas empresas esperaban que el personal trabajara las noches y los fines de semana, lo que generaba malos sentimientos en la familia. En consecuencia, los trabajadores tenían problemas para hacer frente a las necesidades de los cónyuges, la familia y los hijos. No pudieron organizar o administrar su tiempo con éxito con las constantes interrupciones familiares mientras trabajaban desde casa.

Incluso con las computadoras portátiles y la conectividad del hogar, los trabajadores aún usan / necesitan archivos en papel y documentos físicos. Esto se convirtió en un problema operativo importante porque creó la necesidad de ir a la oficina; de lo contrario, el trabajo no podría realizarse. Procesos como la recolección de firmas y la emisión de cheques también crearon problemas.

El problema principal en los aspectos humanos / personales fue la falta de interacción personal / social. Las personas identificaron que era difícil conectarse / interactuar con clientes y colegas sin reunirse cara a cara. Esto fue particularmente cierto en los campos de ventas y marketing.

La comunicación (o la falta de ella) fue un problema; el flujo de información entre colegas y oficinas fue lento y no siempre claro. Algunos gerentes tuvieron dificultades para definir métricas para monitorear / rastrear el progreso. Por otro lado, los empleados del TDC no querían un software que los rastreara, supervisara o administrara.

Los empleados de TDC mencionaron varias preocupaciones con respecto a los esfuerzos de colaboración / trabajo en equipo, pero surgieron pocos problemas estadísticamente significativos. Se mencionaron demasiadas reuniones / llamadas / webinars a todas horas y días, dificultad para coordinar proyectos y problemas de adaptación.

Finalmente, una gerente expresó su preocupación de que cuando regrese a la oficina, sus equipos no puedan mantener la misma alta productividad que cuando trabajan desde casa.

¿Qué lecciones aprendiste?

Un tercio de los comentarios estaban relacionados con el equilibrio entre el trabajo y el hogar.

• • 33% Balance trabajo / casa
  • 26% Operaciones
  • 11% Gestión de crisis
  • 11% Staff / trabajo en equipo
  • 8% TI: infraestructura tecnológica / herramientas
  • 8% Comunicaciones
  • 3% Liderazgo / gestión

Muchos comentarios están relacionados con los beneficios personales y el equilibrio entre el trabajo y el hogar. Las personas encontraron que trabajar desde casa es más productivo, flexible, adaptable, permite un mejor enfoque y más conveniente. El TDC mejoró la gestión del tiempo en el equilibrio entre el trabajo y la vida personal; muchos empleados de TDC también ahorraron mucho tiempo en sus desplazamientos.

La lección aprendida clave de continuidad del negocio es la importancia de los planes en casos de pandemia y los ejercicios para el peor escenario. Implementar planes de TDC ágiles, adaptables y flexibles, y confiar en ellos, es fundamental. Se deben implementar capacitaciones y pruebas anuales de TDC con regularidad.

La infraestructura tecnológica de TI incluye lecciones relacionadas con las políticas, la infraestructura, las herramientas, los dispositivos, el ancho de banda y las plataformas adecuadas para apoyar a los empleados de TDC. Varias empresas optarán por la ruta de “computadoras portátiles para todos, no más máquinas de escritorio”.

La comunicación constante es fundamental ya que la gente quiere saber qué está sucediendo. Las reuniones periódicas / diarias son importantes, al igual que la participación de la dirección ejecutiva. Comunicarse en exceso, en lugar de comunicarse insuficientemente.

Para muchas personas nuevas en TDC, la cuestión de sentarse en un solo lugar durante muchas horas era problemática. Varios empleados se quejaron de dolores de espalda, espasmos musculares y, en general, se sintieron incómodos mientras trabajaban en la mesa del comedor. Uno de ellos tuvo que comprar un soporte para la espalda para trabajar desde casa. Algunas empresas permitieron que su personal de TDC se llevara las sillas de oficina a casa. Esto fue bien recibido por esos empleados.

Un gerente de instalaciones aprendió una dura lección. “Debido al impacto de COVID-19 y la reestructuración de oficinas”, explicaron, “se eliminó mi rol como profesional de instalaciones. De hecho, recientemente se eliminó todo el departamento de instalaciones junto con otras divisiones. El 80-85% de nuestro negocio consiste en ventas, un grupo que ha demostrado que el TDC es la nueva y mejor práctica «.

Después de este gran experimento, la mayoría considera al TDC como una alternativa viable y espera que continúe regresando a la normalidad, tal vez en una forma rotativa / híbrida (alternando el TDC y los días de oficina). Descubrieron que el TDC ahorra costos para la empresa, pero es necesario mejorar / crear políticas específicas para el TDC. Muchos encuestados afirman que ahora mantendrán a más personas en casa que antes de la crisis. Muchos proclamaron que el TDC es el futuro del trabajo.

Los autores creen que las lecciones aprendidas más importantes son:

• • Lo peor puede pasar
  • Estar preparado, ser flexible y comunicarse
  • ¡Podemos hacer esto!

¿Qué mejoras harás?

Las principales categorías de mejoras a realizar son:

• • 51% TI: infraestructura tecnológica / herramientas
  • 20% Operaciones
  • 9% Staff / trabajo en equipo
  • 7% Comunicaciones
  • 5% Gestión de crisis
  • 5% Balance hogar / trabajo
  • 3% Liderazgo / gestión

La principal mejora que se debe realizar tiene que ver con la infraestructura tecnológica: actualizar el hardware y el software, así como garantizar que los empleados de TDC dispongan de los equipos, herramientas y plataformas adecuados. Los gerentes están considerando cómo resolver las «necesidades de papel» (mencionadas anteriormente), buscando formas de digitalizar, escanear, almacenar, administrar y / o desfisicalizar documentos. Las empresas inteligentes proporcionarán el equipo adecuado para los empleados que trabajan desde casa, incluidas computadoras, laptops, monitores más grandes, impresoras e incluso sillas y suministros de oficina. TI mejorará la velocidad y la estabilidad de la conexión, así como la seguridad (carga / uso compartido / cifrado); esto incluirá, cuando sea necesario, sistemas de datos y voz encriptados.

Muchos indicaron la necesidad de un proceso adecuado para distribuir, rastrear, reparar y devolver equipos a la empresa. Además, ¿es necesario revisar las políticas de recursos humanos (cuál es la política de compensación por horas extras o trabajo de fin de semana del TDC)?

Regular el TDC parece una mejora operativa superior con la necesidad de reglas y políticas claras. Muchas empresas implementarán un «Czar del Trabajo desde Casa” o alguien que tome decisiones de política ad hoc y comunicaciones cuando sea necesario. Una empresa escribió: «Designamos a nuestra VP de Diversidad e Inclusión para que sea nuestra ‘Czar del trabajo desde casa’. Ella se comunicaba regularmente directamente con el personal y los gerentes que trabajaban en casa, así como con los gerentes que aún estaban en la oficina y trataban de administrar personal. También distribuyó consejos y artículos de casos de éxito acerca del trabajo desde casa a los empleados, gerentes y otras personas que apoyaban este esfuerzo. Las sugerencias y preocupaciones se volvieron a transmitir a lo largo de la cadena «.

Los gerentes también están reconsiderando la estructura organizativa, aumentando la población de TDC, implementando horarios y ubicaciones flexibles y estructuras de trabajo divididas (trabajo híbrido entre el hogar y la oficina).

La mejora clave para el personal / trabajo en equipo / colaboración indica la necesidad de mejorar la recopilación y el intercambio de datos con el uso de plantillas e informes estándar para garantizar que no se pase por alto ningún dato / información crítica. Un tema secundario que debe abordarse es la distribución de correo entrante y las prácticas de correo saliente.

Los ejecutivos, gerentes y empleados quieren mejores comunicaciones, transparencia y difusión oportuna de información. Una persona resumió: interactúe y conéctese mejor cara a cara en línea.

Los ejecutivos, gerentes y empleados también quieren una mejor planificación de crisis, especialmente agregando escenarios de TDC en los próximos ejercicios. Muchas empresas desarrollarán planes independientes de respuesta ante una pandemia y planes independientes para trabajar desde casa. Varios también realizarán simulacros anuales de TDC o tendrán “días de TDC” en los que todos trabajarán desde casa.

Las empresas informan que estudiarán el equilibrio entre el trabajo y el hogar y tratarán de optimizar esa experiencia para todos.

Las organizaciones alinearán mejor su equipo de liderazgo para hacer frente a las pandemias y los problemas del TDC. Esencialmente, más trabajo en equipo de liderazgo y coordinación con una visión colectiva será de rigor. Esto incluye la necesidad de adaptar los procesos de toma de decisiones a los eventos y eliminar la necesidad de una presencia física para realizar el trabajo.

Resumen y conclusión

¿Es el TDC la nueva normalidad o es la última moda empresarial que eventualmente se convierte, digamos, en «círculos de calidad»? ¿Durará o se pondrá «muy viejo, muy rápido»?

Claramente, algunas áreas como la construcción, la manufactura, los restaurantes y algunos minoristas nunca podrán utilizar completamente la estrategia. Sin embargo, muchas empresas implementarán una estrategia parcial de TDC. Como ejemplo, una gran corporación petroquímica informó que continuará con el TDC para que muchos empleados de oficina respalden sus operaciones de fabricación en el sitio.

La infraestructura de TI debe poder manejar la carga a largo plazo. Esto puede requerir una inversión en capacidad, confiabilidad y resistencia. Temas como la seguridad del TDC y la privacidad de la información deben abordarse más temprano que tarde. Es posible que TI también tenga que designar personal técnico permanente que se especialice en problemas de TDC, incluida la resolución remota de problemas, reparaciones, servicios y proveedores.

Es necesario evaluar el impacto en los bienes raíces del negocio. ¿Por qué pagar por un espacio caro de reluciente estructura de acero y vidrio cuando una oficina en casa es suficiente? Más de una empresa de bienes raíces nos dijo que los compradores de viviendas ya están buscando comprar casas más grandes con espacio para convertirlas en una oficina.

Nuestros análisis muestran que e TDC puede funcionar bien y brindar beneficios positivos al empleador y al empleado. Concluimos que con las advertencias y los ajustes adecuados, el TDC llegó para quedarse.

Sin embargo, el TDC no será a tiempo completo para la mayoría de las personas elegibles. Las empresas están investigando estrategias como turnos parciales o escalonados, o un mínimo de uno o dos días requeridos en la oficina. El resto puede ser TDC, si lo desea.

Los humanos necesitan contacto humano. Uno a uno, reuniones de personal cara a cara, capacitación en el aula, capacitación en el trabajo, seminarios y convenciones con cientos de asistentes son parte de nuestro trabajo y experiencia de vida. Nos hace quienes somos. En última instancia, nuestra necesidad de contacto humano está en nuestro ADN. Ningún virus puede cambiar eso.