La mayoría de las organizaciones han desarrollado la continuidad del negocio y los planes de preparación de emergencias en virtud a la necesidad, muchos de ellos tomando la forma de carpetas gruesas, libros animados y extensas páginas web. Mientras que estos materiales han sido diseñados para ayudar a salvar vidas, mitigar desastres, y proporcionar otras instrucciones para situaciones imprevistas, la realidad es que a menudo no son recurribles en medio de una crisis o situaciones de emergencia. También muchos de ellos ofrecen un amplio abanico de información que van desde simples instrucciones de «refugiarse en este lugar» a elaborados documentos que describen las funciones y tareas de comunicación para los individuos particulares. El mayor problema es que estos planes de respuesta de emergencia tradicionales está en las manos de muy pocos y muchas veces no son prácticos para el uso interactivo durante una emergencia real.

Afortunadamente, el mundo ha cambiado tecnológicamente en la última década, con la mayoría de la fuerza laboral de USA y los estudiantes universitarios confiando ahora en los teléfonos inteligentes para obtener noticias e información. Por no mencionar que el usuario promedio de teléfonos inteligentes mantiene su teléfono a no más de 1 metro en todo momento del día y lo revisa cada seis minutos. El disparo de las tasas de adopción y uso de teléfonos inteligentes ha revolucionado las comunicaciones de emergencia eficiente y eficazmente así como los distritos ya no se limitan al intercambio de información de una sola vía. En situaciones de emergencia, los líderes de seguridad pueden compartir información con las partes afectadas, y pueden entablar una comunicación de dos vías para informar sobre los eventos y participar con los que gestionan directamente la respuesta o el esfuerzo de rescate.

Las soluciones móviles inteligentes se aseguran de que las comunidades tengan acceso al tipo correcto de información de respuesta a la crisis en el momento adecuado y puedan actuar con el toque de un botón. Este cambio de paradigma es empoderar a los individuos para trabajar en conjunto a fin de superar las situaciones de crisis con la seguridad como resultado primordial.

¿Qué está impulsando el cambio a la movilidad en la Gestión de la Crisis?

Hay muchos factores que llevan a las organizaciones a incorporar movilidad en la implementación de planes de preparación y respuesta para la emergencia. En primer lugar, el aumento de la densidad de población y el ciclo de noticias 24/7 han elevado la visibilidad de las situaciones violentas y catastróficas a nivel mundial. Estas situaciones están llegando más cerca de casa y conducen a las organizaciones a darse cuenta de la necesidad de planes de preparación sólidos que pueden ser ejecutados en cualquier momento y en última instancia reduzcan al mínimo el impacto de la crisis. Desde un punto de vista normativo, las organizaciones están reconociendo el poder de la movilidad en la captura y reporte de su cumplimiento en una variedad de situaciones, que van desde el acta Clery que da seguimiento de violencia en los campus educativos a las regulaciones del acta CERA que requieren las empresas que almacenan materiales y químicos peligrosos de ciertos grados para informar los planes de riesgo de seguridad de la organización a socorristas de la comunidad local. También hay beneficios en la utilización de la movilidad que cumplen con las regulaciones del OSHA y garantizan que las personas con discapacidad tengan un acceso adecuado a los recursos de respuesta de emergencias. Utilizando la movilidad como una forma de educar de manera proactiva a las partes interesadas sobre la crisis e información de respuesta de la emergencia, las organizaciones también están demostrando que las compañías de seguros están tomando medidas proactivas para mitigar los riesgos en torno a las posibles situaciones de emergencia. Esto resulta en la estabilización o incluso reducción de las primas – un gran beneficio para la rentabilidad de una organización.

Otra fuerza impulsora es darse cuenta que la movilidad puede ayudar a facilitar una mejor organización interna en torno a los procedimientos y directrices que se relacionan a situaciones que surgen en lugares de trabajo o tareas específicas. Por ejemplo, una empresa de construcción que instala rociadores contra incendios en los edificios debe seguir una lista de pasos en caso haya una fuga de agua que se derrame en el suelo. Usar un teléfono inteligente ayuda a guiar al trabajador en el esfuerzo de limpieza, le da a los empleados la facilidad y la capacidad para confirmar que están siguiendo el protocolo adecuado. Los trabajadores entonces pueden informar sobre el incidente en el momento en que sucede sin tener que depender de los procesos manuales o pasar tiempo extra presentando informes después de los hechos cuando los detalles pueden ser más borrosos. En última instancia, la movilidad abre la puerta a mejoras en los procesos, mejores respuestas a los incidentes y mitiga más a fondo las situaciones de crisis.

Movilización de planes para situaciones de prioridad y audiencias dinámicas

Para evitar la sobrecarga de información que sucede inevitablemente con pulgadas de grosor de planes de preparación ante emergencias, mejores prácticas de planes movilizados sólo incluyen la información más relevante y procesable que puede ser utilizada antes, durante y después de una situación de crisis. Críticas a estos esfuerzos incluye la concentración de los problemas que tienen mayor probabilidad de ocurrir en el entorno particular de cada organización y claras instrucciones paso a paso, procedimientos, fotos, diagramas de construcción y otros elementos visuales útiles que le ayudarán en la seguridad de cada usuario móvil. Ejemplos de escenarios de crisis comunes incluyen emergencias médicas, desastres naturales e inclemencias del tiempo, amenazas criminales o físicas, epidemias, apagones, incendios, explosiones, situaciones con materiales peligrosos, abuso de sustancias, paquetes sospechosos, los riesgos de viajes y accidentes acuáticos.

Los planes deben ser designados con las partes interesadas en mente, lo que puede significar diferentes negocios o departamentos educacionales, edificios de campus educativos, estudiantes vs. Facultad /administradores, invitados / patrocinadores, residentes / inquilinos, gerentes / ejecutivos, plantas de fabricación, sitios de construcción, y así sucesivamente. La clave para los profesionales de la seguridad es proporcionar a cada grupo el nivel adecuado de información para que todo el contenido sea significativo para ellos y contenga los recursos adecuados de contactos y números de teléfono. Como las audiencias están cambiando a cada momento, muchas organizaciones utilizan las soluciones móviles para establecer los perfiles de usuario y ajustar cual público recibe información particular en varios intervalos. Esto mantiene el contenido más relevante posible y permite a los administradores de alto nivel centrarse cuando una crisis particular cambia de forma, tamaño y magnitud. Profesionales de la gestión de emergencias y de seguridad pueden publicar literalmente actualizaciones que permiten que los destinatarios tengan acceso inmediato a la información actualizada para ayudarles a navegar mejor en una situación particular.

Evitando la dependencia a los canales de comunicación tradicionales

La información de preparación de emergencias críticas debe estar disponible independientemente de si la tecnología de las comunicaciones está disponible y/o accesible. Casos anteriores de principales acontecimientos de gran crisis – van desde el Huracán Sandy, los tornados de Oklahoma hasta la reciente violencia en campus educativos- nos dicen que el servicio celular y de Internet con frecuencia se cuelgan o sobrecargan durante situaciones de emergencia. Además, el acceso a determinados edificios que albergan los manuales de respuesta a emergencias pueden ser limitados durante una crisis, o las partes afectadas puede estar en lugares remotos cuando se producen situaciones de emergencia, por lo que es difícil, si no imposible, llegar a los planes que tanto necesita. Para asegurar la disponibilidad de información de la respuesta adecuada durante una verdadera situación de desastre, las organizaciones pueden aprovechar los teléfonos móviles como un recurso de almacenamiento de información a través de una aplicación descargable en el teléfono inteligente del usuario para ser utilizado en cualquier momento, independientemente de la conectividad o ubicación física.

Los sistemas de notificación de emergencia móvil son otro tema en el juego. Estos sistemas son absolutamente necesarios para notificar a las partes afectadas sobre las situaciones de crisis específicas, pero tienen una función mucho más allá. Las notificaciones ofrecen mensajes de texto breves que suelen indicar el tipo de situación y las instrucciones generales elementales como «refugiarse en este lugar.» En una emergencia real, la gente necesita más información detallada que le puede servir como tabla de salvación para ponerse a salvo. Un significativo plan de respuesta de emergencia paso a paso debe estar disponible en ese momento para explicar lo que podría significar «refugiarse en este lugar», dónde se encuentra ese lugar, qué procedimientos se debe seguir y que pautas de seguridad, y a quién llamar si es necesario. Pedir a los dispositivos móviles proporcionar esta información urgente, de forma detallada y dinámica es el siguiente paso natural para la seguridad y la gestión de emergencias.

Impactos Específicos del Mercado: Educación Superior

Las implicaciones de la movilidad en la preparación y respuesta a la crisis se extiende por muchas industrias diferentes y diversas. Para los campus de las escuelas de educación superior, las universidades y los colegios se debe ofrecer una amplia accesibilidad a los servicios de emergencia en caso de una crisis. También deben cumplir con la Ley Clery informando íntegramente sobre la violencia que se produce en el campus. Como resultado de ello, las universidades han desplegado ampliamente teléfonos de emergencia de luz azul para satisfacer las necesidades, pero estos teléfonos deben instalarse con una densidad específica para asegurar que sean lo suficientemente cercanos uno al otro y sean útiles, esto crea un exceso de gastos por la compra y el mantenimiento del equipo. Con la llegada de los dispositivos móviles, universidades y colegios tienen ahora la capacidad monumental de extender el alcance y reducir los costos de este servicio. Al proporcionar a la población total del campus su propio servicio personalizado de teléfonos de emergencia de luz azul, los teléfonos inteligentes móviles pueden producir llamadas con un solo toque, las rutas de llamadas de emergencia tienen una respuesta apropiada, independientemente de dónde se encuentren en el campus. El uso de teléfonos móviles con esta funcionalidad también permite a las personas que llaman capturar y enviar fotos de un incidente particular para responder con mayor detalle.

Los campus universitarios, al igual que muchas otras instituciones de gran escala, también se enfrentan a satisfacer adecuadamente las necesidades de una amplia gama de personas con discapacidad – un compromiso tremendo. Como los teléfonos de emergencia de luz azul son sistemas basados en la voz, requieren el uso de servicio de audio y por lo tanto no atienden adecuadamente las necesidades integrales. Utilizando dispositivos móviles con esta funcionalidad mejora en gran medida la capacidad de la universidad para proporcionar servicios de emergencia a las personas con discapacidades como el deterioro de la audición y la visión, así la plataforma móvil puede ofrecer el mismo servicio de una manera más inclusiva y eficaz.

Impactos específicos del mercado: Los Recintos Escolares K-12 (primaria + secundaria)

Con los recientes acontecimientos como el de Sandy Hook y otros eventos de violencia escolar, los recintos escolares K-12 deben tener la posibilidad de compartir formas más efectivas con los estudiantes, profesores y padres de familia para trabajar durante una crisis, su respuesta colectiva adecuada es esencial para mitigar el evento. El proceso tradicional que han seguido las escuelas es publicar la información a un sitio Web, enviar volantes, y comunicarse con las asociaciones de padres y maestros en forma intermitente y a menudo según sea necesario. El desafío es que cuando suceda algo, la respuesta sólo será buena en tanto la información sea accesible en el momento. Dado los beneficios de escalabilidad de un entorno móvil, empujando proactivamente la información más actualizada de respuesta en tantas manos como sea posible proporciona a la comunidad K-12 la capacidad de actuar de manera adecuada según la naturaleza del evento. Por ejemplo, los profesores pueden proporcionar información de las llamadas hacer seguimiento y confirmar que todos se han protegido adecuadamente en su lugar, así como saber cómo actuar en situaciones de crisis concretas e informar a los padres dónde y cuándo reunirse después de la crisis haya disminuido. Simulacros tradicionales de incendio y de encierro siguen siendo un componente esencial y beneficioso de un plan general de emergencia/seguridad, pero es igualmente importante tener información útil al alcance de los que protegen la seguridad de los niños y las escuelas de primera mano.

Impactos específicos del mercado: Industria Comercial

Las empresas con frecuencia manejan múltiples instalaciones y ubicaciones, a menudo en diferentes Estados y con diferentes funciones, por lo que comunicar proactivamente la información y las instrucciones adecuadas a los empleados en cada lugar con respecto a posibles escenarios particulares de emergencia es fundamental para la continuidad del negocio. Como diversos tipos de instalaciones requieren diferentes protocolos, las organizaciones deben examinar las necesidades y establecer contactos de recursos para obras de construcción, fabricación de instalaciones, oficinas tradicionales, trabajadores remotos, etc. Una vez que esta información se inserta en las manos de cada empleado basado en su función y ubicación, pueden responder en consecuencia cuando sea necesario y de manera que apoye a re-estabilizar su seguridad y protección, así como las operaciones de su compañía después de un incidente. A modo de ejemplo, si una fábrica de automóviles importante se encuentra en una zona que es frecuentemente azotada por huracanes, los empleados deben ser informados del plan de emergencia si su sitio no está disponible. Puede incluir información pertinente para escenarios específicos donde los empleados desplazados deban reportarse, cómo deben comunicarse entre sí, y a quien deben informar. Otro ejemplo puede ser que los trabajadores de una obra de construcción necesiten acceder a una carpeta de plan de emergencia que se encuentra en un remolque, pero si alguien se lesiona y necesitan administrar los primeros auxilios de emergencia y seguir los protocolos adecuados, tener la información correcta inmediatamente accesible es esencial. Estos tipos de detalles claves y recursos necesitan ser difundidos de manera que sean accesibles momentáneamente a todos los empleados, para que las operaciones de las empresas puedan seguir funcionando con un pleno compromiso de los empleados, incluso durante los peores eventos.

La continuidad de negocio y los planes de emergencia no son de una talla única para todos y deben abordar cada situación, y ser específicos en las necesidades del empleado con el fin de ser eficaces y mitigar los riesgos y los costos en el futuro. Debido a la naturaleza de carácter disperso y diversos cambios de empleados corporativos, la movilidad juega un papel importante para asegurar una respuesta cooperativa y uniformemente planificada a situaciones de crisis.

Impactos específicos del mercado: Municipios

Muchos municipios en los niveles de ciudad y país han establecido contenidos de emergencia en línea que está empezando a pasar a ser móviles, pero gran parte del contenido es a menudo, en gran medida, dependiente de la conectividad a Internet – que no está disponible con frecuencia durante situaciones como las inclemencias del tiempo o los desastres naturales. Por ejemplo, algunas ciudades proporcionan vínculos a información de NOAA (Administración Nacional Oceánica y Atmosférica por sus siglas en inglés), que pueden ser útiles desde un punto de vista preventivo, pero si no hay servicio WiFi o un celular entonces la gente va a caminar por ahí con pantallas en blanco mientras trata de responder durante una emergencia. Los municipios pueden beneficiarse mejor del uso de la tecnología móvil para comunicar instrucciones y recursos críticos sin depender de la conexión a internet, particularmente cuando necesitan comunicarlo al público de manera oportuna.

Mediante la incorporación de una estrategia basada en el teléfono inteligente para la preparación ante emergencias, el personal de seguridad de las organizaciones puede empoderar significativamente más a sus grupos de interés para compartir la información más procesable, adecuada y recibir la confirmación de que se toman las medidas adecuadas o la notificación de que se necesita apoyo adicional. En la preparación de todo tipo de emergencias, las organizaciones que son capaces de llegar a la mayor cantidad posible de red de personas que pueden desempeñar un papel positivo en la respuesta – día o noche e independientemente de la ubicación – en última instancia, cosecharán los beneficios de una respuesta bien coordinada con todas las flechas apuntando en la dirección de la seguridad.