Aquellos de nosotros que estamos en la primera línea de la protección de las organizaciones contra las interrupciones, comprendemos el valor del análisis de impacto al negocio (BIA) cuando se trata del desarrollo y la priorización de estrategias. Sabemos que un BIA es esencial para la salud de cualquier programa sólido de BCM.

Sin embargo, quienes toman las decisiones financieras y las partes interesadas del proyecto con frecuencia no comparten este entendimiento. Como resultado, a menudo se resisten a dar su aprobación para realizar un BIA.

Cuando esto sucede, el equipo de gestión de la continuidad del negocio (BCM) tiene dos opciones. El equipo puede aceptar la eliminación de la BIA o trabajar activamente para ayudar a la gerencia a comprender por qué la BIA es tan importante.

La mejor manera de convencer a la gerencia de la necesidad de un BIA es mostrarles los beneficios por adelantado.

En este artículo, veamos algunos de los principales beneficios de un BIA con miras a ayudar a los tomadores de decisiones de su organización a comprender por qué realizar un BIA es beneficioso para toda la empresa.

Objeciones comunes a la realización de un BIA

Por lo general, cuando la gerencia se resiste a proporcionar recursos para el BIA, expresa su resistencia de formas como estas:

• «Acabamos de hacer uno recientemente». Muchas veces cuando dicen esto, recientemente fue hace varios años.
• “Nuestro negocio no ha cambiado lo suficiente como para justificar un BIA actualizado”.
• “¿No podemos simplemente pedirles la información a los líderes de cada departamento?”
• “Esto no es crítico para el negocio. Sabemos cuáles son las prioridades”.
• “¿Quieres dos o tres horas del tiempo de cuántas personas? ¿De todos los departamentos?

Estos son los tipos de objeciones y preguntas para las que debe estar preparado para responder cuando intente obtener apoyo para realizar un BIA.

Haciendo el caso para el BIA

Comience a hablar sobre la necesidad de un BIA mucho antes de que su propuesta esté en proceso. A menudo, la gerencia no ve los conceptos de BCM como necesidades estratégicas, sino como «regulatorias» o de «auditoría». En cada oportunidad, explique a la gerencia las razones de los BIA. Como ocurre con la mayoría de las necesidades o proyectos nuevos, es necesario contar con un proceso educativo antes de que se produzca la aprobación.

Beneficios del BIA

El corazón de su caso para la gerencia debe ser una explicación de los beneficios que traerá el BIA a la organización. Para ayudar a proporcionar esta explicación, aquí hay una lista de los principales beneficios de hacer un BIA. La lista se divide en tres categorías: funcionalidad mejorada, costos reducidos y mayor cumplimiento.

Funcionalidad mejorada

• Hacer un BIA puede conducir a una funcionalidad mejorada en la empresa en muchas áreas. Específicamente, el BIA puede hacer lo siguiente:
• Identificar y documentar interdependencias entre procesos.
• Identificar y actualizar las aplicaciones y sistemas utilizados, así como su importancia. También puede conducir a una mejor comprensión por parte de TI de la importancia funcional de las diversas aplicaciones.
• Identifique las funciones de TI en la sombra de las que el negocio depende de manera crítica. Existe la suposición común de que la copia de seguridad y la recuperación no son necesarias para estas aplicaciones SaaS/basadas en la nube porque el proveedor las “manejará”. A menudo se encuentra que esta suposición es falsa.
• Conducir a una mejor comprensión de la naturaleza y la complejidad de los procesos de TI y recuperación.
• Ayudarlo a identificar y comprender nuevos procesos o cambios en los procesos existentes.
• Conducir a mejoras en la interfaz entre departamentos y grupos.
• Conducir a una mayor comprensión por parte de los departamentos de su papel dentro de la organización.
• Conducir a una mejor comprensión del impacto real de una pérdida de uno o más procesos.
• Promover la eliminación de brechas en la recuperación de TI y los requisitos de disponibilidad y recuperación del negocio.

Costos reducidos

Hacer un BIA comúnmente conduce a reducciones en los costos en toda la empresa. Específicamente, el BIA puede lograr lo siguiente:

• Ayuda a eliminar o evitar multas relacionadas con los requisitos reglamentarios.
• Lleva a la eliminación de redundancias potenciales y servicios o software innecesarios.
• Conduce a reducciones en los costos relacionados con seguros, mantenimiento y licencias.
• Lleva a la reducción o eliminación de costos debido a una comprensión más precisa de las necesidades de la empresa.

Mejora el cumplimiento

La realización de un BIA generalmente da como resultado un mayor cumplimiento de varios tipos de requerimientos. Específicamente, el BIA:

• A menudo conduce a la identificación y posterior cierre de posibles problemas o lagunas en el cumplimiento normativo.

Ayuda a la gerencia a ver

La mejor manera de convencer a la gerencia de que es necesario un BIA es mostrarles cómo su realización beneficiará a la empresa.

Su equipo de gestión debe dedicarse a analizar las necesidades y los riesgos generales de su organización.

Asegúrese de que comprendan claramente los riesgos, costos y beneficios de realizar un BIA.

Existe una buena posibilidad de que una vez que comprendan claramente lo que el BIA puede contribuir a la organización en términos de mejora de la funcionalidad, reducción de costos y aumento del cumplimiento, aprobarán su solicitud para realizar uno.

Para llevar

• Los tomadores de decisiones financieras a menudo no comprenden el valor de los BIA y se resisten a dar su aprobación para realizarlos.
• Es posible que el equipo de BCM deba participar en un proceso a largo plazo para educar a la gerencia sobre el valor de la BIA.
• El corazón del caso del equipo de BCM para la gerencia debe ser las formas en que BIA beneficiará a la organización.
• Los beneficios del BIA se dividen en tres categorías: mejorar la funcionalidad, reducir costos y aumentar el cumplimiento.
• Cuando la gerencia tiene una comprensión clara del valor del BIA, es más probable que acepte realizar uno.