Quizás estés a cargo de la seguridad, la continuidad del negocio, la planificación de recuperación ante desastres o incluso las comunicaciones en su empresa. Estás convencido de que la tecnología resiliente podría ayudarte a gestionar tu área de manera más eficaz. Sin embargo, no estás muy seguro de cómo lograr que este concepto se apruebe y se cumpla la meta.

Si algo de esto te suena familiar, aquí hay cuatro pasos que te ayudarán a conseguir la aceptación de las partes interesadas y te guiarán en el camino:

1. Comprende el problema que estás intentando resolver

Si no puedes articular claramente el problema que intentas resolver, es probable que enfrentes resistencia para que se apruebe tu proyecto. Recuerda que los líderes que intentas convencer están muy ocupados y tienen tiempo limitado para digerir la información y tomar decisiones. Si tu propuesta no es convincente, es probable que caiga en oídos sordos. Asegúrate de que no parezca una solución que busca un problema.

En mi caso, buscábamos una forma de comunicarnos con nuestra fuerza laboral durante una emergencia. Contábamos con un sistema de gestión de recursos humanos sólido y global, pero no había forma de aprovechar este sistema centralizado para comunicarnos con toda la organización o con partes de ella durante una emergencia, como una pandemia mundial o un desastre natural. Las capacidades lingüísticas eran otro obstáculo importante. Esto dejaba las comunicaciones directamente en manos de los equipos locales y creaba muchos procesos manuales para recopilar información y garantizar que nuestros empleados recibieran los mensajes y estuvieran seguros. ¿Podrían las tecnologías resilientes resolver todos estos problemas? Tal vez no, pero sin duda podrían ayudarnos a ser mucho más eficaces (y rápidos) que los procesos manuales que teníamos implementados.

2. Desarrolla la propuesta de valor

Esta es un área en la que puedes trabajar en estrecha colaboración con un proveedor para diseñar la propuesta de valor. Busca áreas en las que puedas aprovechar los sistemas existentes o incluso reemplazar sistemas y procesos obsoletos o ineficientes. Asegúrate de comprender completamente cómo o quién está administrando estos elementos hoy y cómo serán esos procesos en el futuro. No olvides analizar en profundidad los riesgos que estás tratando de mitigar. La continuidad del negocio, la seguridad y la recuperación ante desastres tienen riesgos por definición. Comprende estos riesgos lo mejor que puedas. Esto puede parecer mucho trabajo al principio, pero te ahorrará tiempo a largo plazo.

Es importante ampliar la red interna durante este paso. Encontramos una multitud de sistemas y procesos redundantes que habían crecido debido a adquisiciones de empresas o que las ubicaciones habían adoptado debido a necesidades urgentes. Cuanto más hacíamos rodar la canica por la organización para entender cómo funcionaban las cosas, más usos encontrábamos para la tecnología.

3. Haz los cálculos

No puedo enfatizar este punto lo suficiente. Probablemente competirás por recursos limitados para financiar tu proyecto, por lo que ponerle números al proyecto es fundamental. Haz todo lo posible por comprender el costo de los sistemas y procesos que potencialmente puedes modificar o eliminar. Intenta cuantificar el valor de la eficiencia que se puede crear. Si tus soluciones abordarán la continuidad del negocio, asegúrate de calcular el costo de tener un sitio cerrado por un día. Esto se incorporará a tu cálculo de ROI. Otro análisis que realizamos y que hizo que nuestras matemáticas cobraran vida fue cuando calculamos nuestro costo por empleado. Cuando restamos los costos cuantificables del total y lo dividimos por nuestra fuerza laboral total, descubrimos que el costo por empleado era bastante bajo y parecía mucho más digerible. Cuando demuestres que comprendes las matemáticas, agregarás credibilidad a tu recomendación.

4. Identifica a los tomadores de decisiones y mantenlos informados

No hay nada más frustrante que trabajar en una propuesta, hacer números y presentar el proyecto para su aprobación, solo para descubrir que hay otras partes interesadas que tienen que dar su aprobación al proyecto. Identifica con anticipación a los que toman las decisiones finales. En muchas empresas, los niveles de aprobación están vinculados a la cantidad que se gasta, y la mayoría de las empresas tienen niveles de aprobación formales vinculados al gasto total. También es bueno asegurarse de cerrar el círculo con todos los departamentos relevantes, como compras, seguridad, cadena de suministro, comunicaciones, TI, etc. Una vez que hayas identificado a los tomadores de decisiones clave, establece un ritmo para comunicar de manera concisa en qué etapa del proyecto te encuentras para evitar sorpresas en el futuro.

Estos cuatro pasos pueden no eliminar todos los obstáculos para lograr la aprobación de tu proyecto, pero trabajar en cada uno de ellos diligentemente seguramente ayudará a que tu proyecto avance más rápidamente.