Cambio de líneas de base: estrategias para desarrollar tu programa y obtener apoyo

Desde marzo de 2020, las personas, las familias, las organizaciones, las sociedades y las naciones han estado bajo un estrés tremendo. Si no es una cosa, parece que son cien más:

  • Desastres naturales: incendios forestales, huracanes, inundaciones, tornados.
  • Guerra: Ucrania y amenazas en la región, aumento de la tensión entre China, Rusia y el mundo.
  • Abundancia de enfermedades: nuevas variantes de COVID, viruela del mono, regreso de la poliomielitis, propagación de la influenza aviar en todo el mundo.
  • Ciberataques: ransomware, denegación de servicio.
  • Disturbios civiles: violencia política, amenaza de guerra civil, tiroteos masivos.
  • Presiones económicas: inflación, interrupciones en la cadena de suministro, incertidumbre económica, inestabilidad del mercado.

Quizás estés pensando: “Este es un gran momento para nuestra profesión”. Cualquiera podría simplemente mirar las noticias y ver lo que sucede en todo el mundo y pensar: “¡Cualquier programa que haga respuesta de emergencia, continuidad del negocio, gestión de crisis, comunicaciones de crisis y recuperación de TI (también conocido como “Gestión de Continuidad del Negocio) debe estar volando alto!”

Mi respuesta a eso: no tan rápido.

El objetivo de este artículo es profundizar y eliminar algo de «lógica defectuosa», explorar el retorno de la inversión (ROI) y luego profundizar en el valor de la inversión (VOI) como una métrica probablemente mejor.

La pregunta más temida

Cuando un ejecutivo le pregunta: «¿Qué hace su programa por nuestra organización?» ¿Qué dices? Llamo a esto la pregunta temida. La mayoría de los profesionales de BCM recurrirán a su análisis de impacto al negocio (BIA) y señalarán las pérdidas pronosticadas «después de que haya sucedido lo malo» y deducirán cómo un programa de BCM mitigará esas pérdidas. ¡Estupendo! Luego, su siguiente pregunta es: «¿Cuándo fue la última vez que usamos el programa y los planes para mitigar esas pérdidas?» Para muchos la respuesta podría ser hace dos o tres años. O peor aún… ¡nunca!

Incluso con todas las crisis que ocurren en el mundo, muchos planes de BCM no se han puesto en práctica. La mayoría de nuestros clientes no activaron los planes de continuidad del negocio durante la pandemia. Fue un hervor lento al principio. Luego, cuando explotó, no había nada en sus planes para realmente ayudar en un incidente tan catastrófico.

Entonces, la pregunta es, ¿Cuándo fue la última vez que activaste un plan? Para la mayoría de los profesionales, la respuesta no será útil. Para muchos de nuestros clientes, la respuesta es nunca o una vez en los últimos X años.

Retorno de la inversión (ROI)

ROI significa, muy literalmente, «retorno de la inversión». Esta es una métrica que utilizan muchos de nuestros colegas. Lo que eso significa es que, literalmente, debes demostrar que tu organización recibió la misma cantidad de dinero, o más, que la que invirtió en su programa. Desde hace algún tiempo, he estado preguntando si esta es la métrica correcta.

¿Cómo se demuestra el ROI en un programa de BCM? Dos caminos:

  • Siempre puede señalar su BIA, señalar sus esfuerzos de planificación, correlacionar los dos y orar por lo mejor.
  • Si se produjo una interrupción grave y se utilizaron sus planes, ¿Cuánto ahorró a la organización?

Sin embargo, es difícil hacerlo si no ha tenido activaciones de planes importantes. Peor aún, tuviste una activación que no fue tan mala o nunca usaste tus planes. A medida que pasa el tiempo desde la última activación de su plan (o la percepción de una amenaza o riesgo importante), algo comienza a suceder: el apetito por el riesgo de los ejecutivos crece y crece. Este concepto se denomina líneas de base cambiantes.

Líneas base cambiantes

Esto es lo que se llama una línea de base cambiante: ¿qué es, dices? Una definición básica de la frase es “no de notar el cambio con el tiempo”. Fue acuñado por Daniel Pauly en 1995 como parte del movimiento ambientalista para describir los cambios sutiles que ocurren con el tiempo y cómo medimos personalmente la pérdida de biodiversidad. Por ejemplo, hace 100 años, las poblaciones de peces de todo el mundo eran abundantes. Con el paso del tiempo, las existencias disminuyeron cada vez más. Y, sin embargo, cada generación siguiente miró lo que estaba frente a ellos y sintió que el número era «normal». Esto sucede incluso hoy con la pérdida de biodiversidad, las condiciones climáticas, el cambio climático y más. Nos acostumbramos a lo que tenemos delante y no nos damos cuenta de esos cambios con el tiempo.

Seguro que has oído la fábula de cómo hervir una rana. No puedes simplemente sumergirlo en una olla de agua hirviendo como lo harías con una langosta, porque (supuestamente) una rana simplemente saltará para ponerse a salvo. Como dice la fábula, pones una rana en una olla de agua tibia y se acomodará en este pequeño jacuzzi de ranas. Lentamente aumentas el calor y se relaja tanto que no nota que el agua lo hierve hasta morir.

Esta leyenda ha sido refutada muchas veces, pero eso no impide que se vuelva a contar la historia. Sin embargo, demuestra la idea de cambiar las líneas de base. Con el tiempo, a medida que las cosas cambian, nos acostumbramos a la “nueva normalidad” y luego no lo recordamos de otra manera. Esto es lo que está sucediendo en este momento con una tolerancia al riesgo en expansión.

Entonces, ¿Cómo se aplica eso a nuestro trabajo? A medida que nos acostumbramos a más y más crisis, esto es lo que sabemos y cómo nos hemos adaptado.

Cuando comencé mi práctica en 1982, BCM como la conocemos no existía. Solo había recuperación de tecnología (DRP). La primera gran crisis internacional que llamó la atención fue el gran terremoto de la Ciudad de México en 1985, seguido rápidamente por otro en Whitter, California, en 1987, Loma Prieta en 1989 y Northridge en 1991. Con cada terremoto, la conciencia aumentaba y nació BCM y prosperó.

Desde 1991 ha habido cientos de crisis, todas acumuladas una encima de la otra. Para nombrar solo algunos: Huracán Andrew, 1992; atentado con bomba en el World Trade Center, 1993; atentado con bomba en la ciudad de Oklahoma, 1995; Kobe, Japón, terremoto de 1995; preparativos Y2K 1999-2000; Ataques terroristas del 11 de septiembre, 2001; Huracán Katrina, 2005; terremoto de Sichuan de 2008; terremoto de Haití, 2010; Erupción del volcán islandés Eyjafjallajökull, 2010; terremoto de Christchurch, 2010; Super tormenta Sandy, 2012; tormentas de fuego de California, 2015-2021; Huracán Harvey (e inundaciones asociadas), 2017; Huracán María, 2017; No Petya, 2017; invasiones de langostas en África y Asia, 2020; pandemia de COVID, 2020; tiroteos masivos diarios en los Estados Unidos; tiroteos en las escuelas; ataques de ransomware; y mucho, mucho más.

Cuando estamos expuestos repetidamente a tantas «cosas malas», nos adormecemos y esto se convierte en la «nueva normalidad». Cuando las cosas están inestables, la economía está en apuros y el dinero escasea. Nuestros programas de BCM, independientemente de cuántas cosas malas estén sucediendo, están en riesgo.

Empecé a escribir sobre este tema por primera vez en 2005, y es aún más aplicable hoy en día.

Valor de la Inversión (VOI)

¿Qué pasaría si te detuvieras y pensaras las cosas de manera diferente? En otras palabras, ¿existe otra forma, tal vez más significativa, de mostrar el valor de su programa y su trabajo? Tengo tres preguntas para que reflexiones:

  • ¿Cuál es el valor agregado de un programa de BCM?
  • ¿El valor agregado solo es bueno en una crisis/desastre?
  • ¿Hay alguna manera de mostrar valor a su organización todos los días?

¿No deberíamos nosotros, como profesionales de la continuidad, preguntarnos si existe una mejor alternativa al ROI? ¿Es posible vincular los dólares invertidos con los resultados organizacionales deseados y realistas, tales como:

  • Mayor resiliencia.
  • Ventaja competitiva.
  • Capacitación efectiva del personal.
  • Procesos de negocio más maduros.

¡La respuesta es sí! Detente y considera el concepto de «valor de la inversión» para tu trabajo. ¿Qué es VOI? Este concepto fue desarrollado por Gartner Group y se define como los “activos intangibles que contribuyen en gran medida al desempeño de una organización”. Estos activos intangibles incluyen el conocimiento, los procesos, la estructura organizativa y la capacidad de colaboración. VOI es la medida de los beneficios intangibles de un proyecto o una actividad y puede incluir aspectos de ROI.

Cambiar a un enfoque de VOI en lugar de un enfoque de ROI proporciona el marco con visión de futuro necesario para determinar el alcance, priorizar e iniciar proyectos de continuidad. Por ejemplo, VOI busca medir la idea de crear resiliencia organizacional y

  • Vincula los resultados de la planificación con el aumento de las habilidades de los empleados.
  • Crea valor a través de la planificación colaborativa y el aprendizaje en todos los niveles de la organización.

El VOI mide el valor total de los beneficios «blandos» o intangibles derivados de las iniciativas de continuidad, además de los beneficios «duros» medidos por el ROI. Las cosas clave a tener en cuenta son:

  • El VOI es subjetivo y difícil de medir con la misma precisión que el ROI.
  • Un enfoque de VOI es fundamental para fomentar la financiación de las actividades de continuidad y el éxito de estos esfuerzos.

No somos los únicos profesionales que luchan por demostrar valor. Hay muchas otras empresas y sectores trabajando para replantear la discusión:

  • Servicios de salud.
  • Educación superior.
  • Tecnología.
  • Think tanks.
  • Programas de bienestar (salud, nutrición, ejercicio).
  • Cualquier organización que no tenga resultados “tangibles” que advertir.

Cambiar la conversación

Tu trabajo es cambiar la conversación. Comience respondiendo tres preguntas:

  1. ¿Qué está haciendo el programa BMC ahora para proporcionar valor?
  2. ¿Qué debe comenzar a hacer el programa BCM para proporcionar valor?
  3. ¿Qué estoy haciendo para proporcionar valor a la organización, todos los días?

Lo que deberías esforzarte en demostrar es que VOI = ¡aumenta de la resiliencia organizacional general!

Comienza con esa primera pregunta: ¿qué está haciendo el programa BMC ahora para brindar valor? Para mí, esto es lo que llamo una actividad de pizarra blanca. Reúna a su equipo, y si es un departamento independiente, incorpore también a otras personas con las que trabaja, para generar ideas sobre el programa, los resultados y el valor. Aquí hay algunas sugerencias:

  • Establece objetivos para la sesión de pizarra blanca.
  • Establece un cronograma para la sesión.
  • Da a todos en su equipo una tarea.
    • Trae a la sesión al menos 10 formas en que el programa proporciona valor.
  • Crea el ambiente para el éxito.
    • Está preparado al comienzo de la reunión con blocs de dibujo, notas adhesivas, marcadores de colores o una gran cantidad de espacio en la pizarra para todos los involucrados.
  • Escribe y/o esboza cada idea.

Valor de la inversión (VOI) Sugerencias para explorar

Te recomiendo encarecidamente que profundices realmente en el concepto de VOI. Para ayudarte a comenzar tu lluvia de ideas, permíteme ofrecerte al menos ocho formas en que tu y tu programa brindan VOI todos los días:

  • Cumplimiento normativo/contractual.
  • Ventaja competitiva.
  • Protección de marca y reputación.
  • Identificación de riesgo.
  • Mejora operativa.
  • Captura de conocimiento.
  • Mayor robustez.
  • Conocimiento más profundo.

Primero te animo a que hagas tu propia lluvia de ideas y construyas tu propia lista. Luego, toma mis ideas y agrega las suyas para explorarlas y desarrollar las viñetas y profundizar la discusión. Esto es de vital importancia no solo para el éxito de tu programa, sino también para ayudar a enriquecer tu carrera y capacidades. Puede pasar de ser un planificador a un líder en la organización.

Piensa como un pulpo

Detente y piensa en esto: debido a quiénes somos, el trabajo que hacemos, sabemos mucho sobre una organización y podemos conectarnos con grupos y departamentos que están luchando y tienen necesidades de información y comprensión. Sabemos mucho sobre otros departamentos (piense en BIA, BCP, CM, DR, etc.). También podemos romper los silos entre grupos, departamentos e individuos. Debido al compromiso generalizado de BCM, podemos ayudar a otros (ejecutivos, gerentes, empleados) a conectar todos los puntos.

¿Qué estas esperando? ¡Comienza una lluvia de ideas, crea tu lista de cualidades de VOI y comienza a pensar como un pulpo!

Cierre

Animo a todos nosotros en la profesión de BCM a comenzar a hablar sobre esto en tiempo real. Trabaja junto con colegas para desarrollar un nuevo enfoque sobre cómo hablamos sobre nuestro trabajo y colaboramos entre nosotros. Podemos construir una lista fenomenal de cualidades y valores que BCM ofrece todos los días. Juntos, podemos crear una nueva historia.

Regina Phelps es una líder intelectual reconocida internacionalmente y experta en el campo de la gestión de crisis, la planificación de continuidad y pandemia, y el diseño de ejercicios. Es la fundadora de EMS Solutions Inc, (EMSS). Desde 1982, EMSS ha brindado servicios de consultoría y conferencias a clientes en los cinco continentes. Phelps es una oradora frecuente en conferencias internacionales de continuidad y es constantemente una de las oradoras mejor calificadas en su campo. Es conocida por su estilo de hablar accesible y entretenido y su capacidad para tomar temas complejos y dividirlos en fragmentos fácilmente digeribles y comprensibles.

Es autora de cuatro libros, todos disponibles en Amazon:

  • “Crisis Management: How to Develop a Powerful Program”
  • “Cyberbreach: What If Your Defenses Fail? Designing an Exercise to Map a Ready Strategy”
  • “Emergency Management Exercises: From Response to Recovery”
  • “Emergency Management Exercises: From Response to Recovery Instructors Guide.”

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