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CORONAVIRUS COVID-19, ¿QUÉ TAN PREPARADOS ESTAMOS PARA ATENDER UNA PANDEMIA?

12 Feb 2020

Según la OMS una pandemia es la expansión de una enfermedad infecciosa a lo largo de un área geográficamente muy extensa. Cada vez que un nuevo brote de virus es identificado o la mutación de alguno anterior con características amenazantes de pandemia o epidemia, que es el estadio anterior de una pandemia por su cubrimiento geográfico, el mundo entero entra en pánico. Con justa razón, claro, por los hechos que han acontecido en la historia de la humanidad, como la peste negra, la fiebre española, el sarampión o la viruela.

Para la atención de posibles epidemias/pandemias, como en el caso del Coronavirus COVID-19, se vuelve primordial prevenir su presencia, realizar contención o actuar frente a su expansión y disminuir los posibles impactos mediante el establecimiento y ejecución de planes y programas apropiados de continuidad de negocio y resiliencia.

En consecuencia, se deben tener iniciativas y acciones a nivel de los países y sus instituciones, pero también en las organizaciones y las personas.

Entre las principales prevenciones que deben seguir las personas. están las medidas básicas de prevención e higiene:  Usar tapabocas en zonas de posible riesgo de contagio (cubrir boca y nariz en lo posible con filtrado de micro partículas y fluidos), no tocarse o llevar las manos a los ojos, nariz o boca, limpiar frecuentemente objetos y superficies compartidas, procurar no usar teléfonos herramientas de uso compartido, mantener hábitos saludables que les permita tener defensas activas: alimentación, ejercicio y descanso adecuados y en caso de sentirse enfermo y presentar los síntomas (tos, fatiga, secreción nasal, dolor de garganta y de cabeza, fiebre, escalofríos y disnea o dificultad para respirar), consultar inmediatamente al médico y aislarse voluntariamente.

Para los viajeros o personas que tuvieron contactos con alta probabilidad de contagio, tener una “cuarentena” o aislamiento mínimo de 14 días, que es el tiempo de incubación del virus; pasados estos días, sin que se presenten los síntomas se podrá hacer vida en comunidad.

Desde la perspectiva de los países, ya es un hecho el impacto económico que la enfermedad ha acarreado para la China y sus empresas, algunas de ellas más preparadas que otras; pero la situación ha afectado en términos generales a la economía mundial, tanto por las restricciones y bloqueos para que no se propague la enfermedad, por el efecto de los negocios que no se han podido realizar, como por la afectación de las cadenas de producción que requieren materiales, componentes, productos y servicios provistos desde la China; el impacto financiero en bolsas, variaciones en las tasas de cambio, reducción del turismo, caídas de precios en los mercados como el caso del petróleo y el cobre, y en general la producción y comercialización de bienes desde y hacia la China, propiciando una posible recesión económica.

En el caso de las organizaciones, las epidemias/pandemias en general pueden impactarlas de diversas formas, ya sea por efecto de la ausencia o indisponibilidad de su fuerza laboral, la imposibilidad de acceder a ciertas áreas o localidades clasificadas como áreas de posible contagio. Cambios en las restricciones o exigencias del cliente, cambios en el comportamiento, en las demandas y preferencias del cliente. o impactos en cadena generados por afectación de proveedores. De forma directa, en este caso de coronavirus COVID 19, las compañías importadoras de equipos tecnológicos y componentes, textiles, metales, productos químicos y plásticos, muebles y vehículos principalmente. Y para los exportadores de productos agroalimentarios, materias primas y principalmente petróleo y productos mineros.

En específico, también aquellas compañías que en sus cadenas de suministro requieran bienes o materiales de origen chino, u otros bienes que aun cuando no son chinos tiene en su propia cadena, participación de elementos o componentes de ese país.

 

LA GESTIÓN DEL RIESGO:

Desde el punto de vista de la gestión del riesgo, normalmente en las organizaciones, la preparación para situaciones de epidemia o pandemia no es la mejor, por el convencimiento generalizado de que la probabilidad de ocurrencia es muy baja. Según las buenas prácticas, es un craso error en términos de resiliencia organizacional, ya que se deben abordar estos riesgos por el impacto que ellos puedan generar, debido a que se deben prever temas de desastre inesperados, que son los que generan verdaderas crisis.

En tanto se logre desarrollar la vacuna para el coronavirus y se logre contener su expansión, las organizaciones deben estar preparadas para enfrentar todas las dificultades que puedan generarse por este virus o cualquier otro tipo de amenaza epidemiológica que pueda poner en riesgo la supervivencia de personas y las organizaciones, ya sea a causa directa de la infección o por los impactos en la economía que puedan ponerlas en riesgo.

Para la amenaza de contagio directo las organizaciones y con el objeto de proteger a los empleados y mantener la continuidad de las operaciones críticas de negocio de las empresas, se pueden seguir las siguientes acciones sugeridas, consolidadas por las fases: antes, durante y después, aplicables en situaciones en general de epidemias/pandemias:

Coronavirus soporte gráfico

ANTES

PREVENCIÓN

  • Fomentar la cultura de prevención en el personal, hacer campañas de salubridad siguiendo las indicaciones de los organismos sanitarios y de salud locales y las enunciadas por organismos mundiales como la OMS.
  • Identificación de riesgo y preparación para la gestión según su impacto.
  • Elaborar o actualizar los planes de preparación y respuesta de emergencias, gestión de crisis, recuperación de desastres y continuidad de negocio.
  • Entrenar a personal de atención de emergencias, consolidar su propio plan.
  • Medidas preventivas periódicas de limpieza, fumigación y manejo de residuos
  • Estimular la ampliación de la capacidad de atención de emergencias en todas las sedes, con prioridad siguiendo estos tres principales criterios:
    • Aquellas de mayor criticidad para el negocio,
    • Las que tengan mayor exposición por condiciones geográficas o sanitarias
    • Aquellas que tengan mayor volumen o concentración de personas.
  • Desarrollar/adaptar, implementar y probar protocolos de atención de casos de personal infectado.
  • Realizar campañas periódicas y promover la vacunación, según disponibilidad de vacunas.
  • Coordinación anticipada con entidades sanitarias, organismos de salud y redes de apoyo.
  • Habilitación de líneas de emergencia, cuentas de correo y otros mecanismos digitales de reporte, notificación de situaciones y disposiciones oficiales.
  • Revisión de contratos, generación de acuerdos sobre los planes ante pandemias con proveedores críticos e implementación de controles para asegurar cumplimiento.

PRE-PANDEMIA

  • Extremar las campañas y medidas de higiene y aseo en personal que por la naturaleza de su labor interactúan con grupos de personas (ejemplo: personal de vigilancia y aseo, comerciales y personal en puntos de venta).
  • Preparación para posible trabajo remoto o “home working”.
  • Medidas de protección y control en instalaciones y dependencias por sedes, para empleados, proveedores y visitantes.
  • Restricción de eventos y reuniones numerosas.
  • Suspensión de viajes a zonas con presencia identificada de la epidemia.
  • Estimación de planes de apoyo social para posibles empleados afectados.
  • Determinación de indicadores cuantitativos y cualitativos que permitan establecer la pertinencia y criterios de niveles de alerta.

ALERTA

(FASE DE ALERTA DE PANDEMIA CON INMINENCIA DE AFECTACIÓN REGIONAL/LOCAL)

  • Fortalecer y mantener monitoreo y la vigilancia sobre posibles focos o personal que pueda estar expuesto.
  • Uso obligado de tapabocas con protección de micro partículas, para personal local y en tránsito.
  • Suspensión de reuniones presenciales, utilización de medios tecnológicos de comunicación (tele-presencia, video/llamada en conferencia, reuniones por internet, uso de aplicaciones de reunión remota, etc.).
  • Aumentar el nivel de protección de personal, especialmente el crítico del negocio, incluida la primera línea de Dirección.
  • Viabilizar primeros empleados en trabajo remoto.
  • Emisión de comunicados internos de las medidas de prevención de salud y disposiciones de autoridades de salud e internas.

 

DURANTE

PANDEMIA

Ante la identificación positiva de personal infectado o la inminencia de la aparición del brote:

  • Activación de la gestión de emergencias.
  • Activación del árbol de llamadas y comunicaciones según los protocolos establecidos.
  • Reporte y coordinación con entidades externas de salud, protección civil y organizaciones especializadas en el tratamiento y contención.
  • Respuesta según la situación, siguiendo la gestión del riesgo propia y la indicación de las autoridades especializadas.
  • Activación de planes de continuidad y recuperación de desastres.
  • Ejecución de acciones para evitar la expansión de la enfermedad en los empleados.
  • De ser requerido traslado de personas a centros médicos o sitios especializados determinados por autoridades en salud.
  • Declaración de cuarentena en zonas infectadas y aquellas con alta probabilidad de estarlo.
  • Cuarentena de personal infectado y de las personas que hayan estado expuestas por contacto directo.
  • Proporcionar asistencia médica y servicios básicos de salud al personal infectado, según protocolos establecidos.
  • Asegurar la protección de la salud del personal que atiende o interviene en la respuesta a la emergencia.
  • Determinación y toma de decisiones sobre el cubrimiento de funciones críticas bajo la modalidad de trabajo remoto y desplazamiento a otras sedes seguras, previo aseguramiento que el personal en tránsito no ha estado expuesto y/o infectado.
  • Gestionar el desborde de solicitudes y requerimientos de los clientes; así como la de los servicios internos.
  • Gestión de crisis y aplicación de comunicaciones en crisis.
  • Gestión de la disponibilidad de la fuerza laboral en posiciones críticas, recursos, tecnología, herramientas y suministros a niveles mínimos aceptables.
  • Determinación sobre la suspensión de actividades no esenciales y/o procesos no críticos o que no forman parte de la cadena de valor.
  • Ajustes y determinaciones en la operación para el cumplimiento de los acuerdos de niveles de servicio y compromisos contractuales.
  • Seguimiento de situación del personal afectado y su núcleo familiar.
  • Acatamiento de las disposiciones que determinen las autoridades.

 

DESPUÉS

POST-PANDEMIA

  • Análisis y revisión de situación presentada, eficacia de acciones emprendidas, lecciones aprendidas y oportunidades de mejoramiento.
  • Actualización y mantenimiento de planes y programas de atención y respuesta (resiliencia organizacional, continuidad de negocio, recuperación tecnológica, gestión de crisis, gestión de emergencias).
  • Formulación, ejecución y seguimiento de planes de acción correctivos y de mejora.
  • Seguimiento de disposiciones, determinaciones e indicaciones de entidades autorizadas.

Desde el punto de vista estratégico de negocio y en criterio amplio de resiliencia, es factible que se deban tomar decisiones que pueden determinar la supervivencia del negocio:

Se deberán realizar análisis de situación de los mercados, revisión de estrategias y puesta de planes de acción debido a la afectación inducida por cambios en el ámbito económico internacional y local, Como ejemplos: para las compañías importadoras, establecer proveedores, materiales y bienes sustitutos; para los exportadores, la exploración de nuevos mercados. En todos los casos, se presenta una razón más para tercerizar aquellos procesos y actividades que no son del “core” del negocio, pero también para hacer un control más efectivo sobre sus proveedores y toda la cadena de producción, a fin de asegurar que se tengan las prevenciones, controles y capacidades de atención y respuesta ante este tipo de flagelos.

Otras posibles decisiones según la afectación, es el emprendimiento de nuevas líneas de negocio y/o re-definición de estrategias para gestionar los cambios en la demanda de productos y servicios; así como las variaciones en el comportamiento de clientes y usuarios, o decisiones para mitigar los impactos en cadena generados por afectación de proveedores.

 

Sin duda alguna, para las organizaciones más maduras en resiliencia, la situación podrá ser una oportunidad de oro para sus negocios.

En resumen, se debe estar preparado para el escenario de epidemia/pandemia. Aun cuando la probabilidad de ocurrencia sea baja, puede darse una situación que comprometa la supervivencia.

 

¿Estamos realmente preparados para enfrentar una pandemia?

German Vargas es ingeniero de sistemas y consultor internacional en Mejores Prácticas Tecnológias y de Negocio con experiencia en gerenciamiento de áreas de TI de grandes compañías como ALPINA, IGAC y de Auditoría/Control Interno en BAVARIA, TIGO, AVANTEL y DIAN. Actualmente en CLARO como Business Continuity/Compliance Manager.

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