Entendiendo Adaptive Business Continuity: Mejora
NOTA DEL EDITOR: Esta serie de seis partes explora Adaptive Business Continuity, un marco que desafía deliberadamente las suposiciones tradicionales de la continuidad del negocio y reestructura cómo se logran la preparación y la resiliencia.
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“Adaptive BC es un enfoque para mejorar continuamente las capacidades de continuidad de una organización”.
– Manifiesto de Adaptive Business Continuity
Mejorar las capacidades de respuesta y recuperación es la base de Adaptive BC. Parte de la premisa de que la capacidad siempre existe. Con esta comprensión, podemos desglosarla en sus componentes para su medición. Existen numerosos factores que contribuyen a la capacidad y muchas maneras de desglosarlos y evaluarlos .
Si has leído los artículos anteriores de esta serie, quizás puedas adivinar qué viene a continuación: la mejora.
La medición es el secreto de la mejora. Hay muchos aspectos que podemos medir: recursos, competencias, empoderamiento, estrategias, capacidad y diversidad, por nombrar solo algunos. Cada uno de ellos representa una oportunidad para mejorar. Esto significa que prácticamente cualquier persona, en cualquier nivel de la organización, puede tomar una amplia variedad de medidas. Analicémoslas.
La mejora como parte de la medición
Aunque parezca increíble, se puede mejorar simplemente haciendo las preguntas correctas. Al preguntarle a alguien si todos los recursos que necesita están disponibles, la respuesta inmediata podría ser «no» o «los recursos son limitados». Sin embargo, esto puede llevar a quien responde a una reflexión más profunda después de su respuesta. Es posible que posteriormente decida confirmar si los recursos realmente existen. Incluso puede que tome la decisión de obtener los recursos que necesita. La próxima vez que se le haga la pregunta, es posible que se haya producido una mejora en el ínterin.
Lo mismo ocurre con las competencias, el empoderamiento u otros factores que contribuyen a la capacidad. Al principio, puede haber poca conciencia. Sin embargo, dentro de las propias preguntas se encuentran las respuestas a lo que contribuye a una respuesta y recuperación más efectivas. Esto significa que, a veces, los usuarios asumen la responsabilidad de obtener aspectos que ahora entienden como importantes para la preparación. Esta es una de las maneras en que Adaptive BC puede generar valor con tanta rapidez.
Dependiendo de cómo se mida, puede haber oportunidades para generar consenso y claridad entre múltiples usuarios o encuestados. Por ejemplo, un miembro de un equipo puede creer que todo lo necesario está disponible. Otro miembro del mismo equipo puede tener la opinión contraria. ¡Esta es una oportunidad para investigar y mejorar! Quizás existan recursos y ahora el participante que desconocía la información puede estar bien informado. Por el contrario, alguien podría tener la impresión errónea de que todos los recursos necesarios están a su disposición. Aclarar las cosas puede no ser una mejora. Sin embargo, al exponer la verdad, hay mayor probabilidad de que se produzcan mejoras futuras.
Mejora de nivel uno
Recostarse y dejar que el proceso impulse la mejora suena genial, pero no va a cambiar significativamente el rumbo con el tiempo. Para ello, los profesionales deben intervenir. Afortunadamente, como con todo lo adaptativo, hay muchas opciones.
Sí, las personas y los equipos pueden tomar medidas independientes para mejorar, pero a veces necesitan un empujón. Para los profesionales, esto representa la oportunidad más fácil en el ámbito de la mejora. No subestime el progreso que se puede lograr con relativamente poco esfuerzo. A menudo, basta con una simple conversación de seguimiento. Estas reuniones pueden ser excelentes foros para revisar resultados, proponer acciones de mejora o ayudar a las personas a conectar los puntos. A veces, solo se necesita ánimo. Son pequeños pasos, pero pueden conducir a resultados extraordinarios. Cuando las personas comprenden mejor los componentes de la capacidad y se sienten apoyadas, se convierten en agentes de su propia mejora.
Mejora de nivel dos
A veces se requiere una mayor participación. Quizás el equipo no comprende. Quizás las soluciones son difíciles de encontrar. Quizás existen opciones, pero los miembros del equipo no pueden ponerlas en práctica. Aquí es donde nosotros, como profesionales de la preparación, intervenimos.
Esto puede adoptar diversas formas. Quizás sean necesarias conversaciones más profundas con los equipos participantes. Quizás sea necesario involucrar a colegas de recursos humanos, finanzas, compras o seguridad para que aporten su experiencia o incluso para que tomen medidas en nombre de los participantes. Podría ser que la función de resiliencia o continuidad del negocio tenga algo que ofrecer: por ejemplo, facilitar capacitación o un ejercicio. Podría implicar la provisión de miembros del equipo mediante una herramienta corporativa de notificación o colaboración. Quizás se pueda involucrar a otros miembros del equipo operativo para que compartan su propia experiencia de mejora o para intercambiar ideas con colegas que estén teniendo dificultades. Quizás se disponga de presupuesto para apoyar la mejora de varias personas o equipos. Puede parecer improbable, ¡pero puede suceder!
Nuestro rol en este espacio no debería ser apropiarnos de las acciones de mejora (aunque quizá debamos hacerlo). Deberíamos aspirar a guiar a las personas hacia donde necesitan ir o aprovechar nuestra red interna en beneficio de los equipos a los que apoyamos. He sido testigo del poder de simplemente reunir a las personas, plantear un problema específico y luego dejar que las discusiones fluyan. Nuestro poder reside no solo en nuestra competencia en este espacio, sino también en las relaciones que construimos y en nuestra capacidad para facilitar y fomentar la colaboración. No lo subestimen.
Mejora de nivel tres
Como en cualquier ámbito empresarial, cuando todo lo demás falla, hay que escalar al liderazgo. Llegará un momento en que se agoten todas las opciones disponibles o en que las mejoras necesarias superen los recursos de los equipos, la función de resiliencia o los servicios de soporte. La forma de proceder puede variar, como debe ser.
Una estrategia es acercarse a los líderes con la mano extendida. Si lo hace, sea claro sobre la iniciativa que propone, los beneficios previstos y el costo o la acción solicitada. Esto simplifica el proceso, pero conlleva un riesgo: recibir un no rotundo.
Por el contrario, se pueden proporcionar diversas palancas para accionar: 1) invertir en la adquisición de recursos; 2) priorizar el tiempo para el aprendizaje o la práctica; o 3) definir y comunicar claramente la autoridad. El valor aquí radica en que cada una de las exigencias es diferente en términos de dinero, acción o priorización. El resultado de cualquier decisión puede presentarse en términos del beneficio que proporciona.
Dada la variedad de opciones, sus posibilidades de obtener al menos una aprobación aumentan, pero no están garantizadas. Incluso un rechazo total de todas las opciones nunca debería considerarse algo negativo. Si se le ofrece una audiencia con líderes, manténgase atento. Independientemente del resultado, podrá comprender mejor qué puede hacer para mejorar sus posibilidades la próxima vez.
Resumen
He hecho todo lo posible, en el espíritu de Adaptación, por evitar ser prescriptivo. Se han recibido muchas peticiones de soluciones más concretas que los profesionales puedan implementar en este ámbito. Habiendo incursionado en ese terreno, permítanme concluir con una advertencia: esto es lo que me ha funcionado. En otras palabras, los resultados individuales pueden variar. Los animo a estar abiertos a la exploración y la experimentación. Anticípense a los contratiempos y estén preparados para probar nuevas soluciones cuando se presenten. Esto solo los convierte en mejores profesionales.
¡Manténganse curiosos, amigos!
MARK ARMOUR
Mark Armour es un líder en la industria de la resiliencia con más de 20 años de experiencia en el sector. Ha sido fundamental en la implementación y el liderazgo de varios programas globales de continuidad de negocio y gestión de crisis. Más importante aún, Armour ha participado directamente en la respuesta y recuperación del negocio ante cientos de eventos, desde interrupciones de TI y desastres naturales hasta pandemias. Armour es coautor, junto con el Dr. David Lindstedt, del » Manifiesto de Continuidad de Negocio Adaptativa» y del libro » Continuidad de Negocio Adaptativa: Un Nuevo Enfoque «. Actualmente es director sénior de resiliencia global en Brink’s Inc., líder mundial en soluciones de logística segura y gestión de efectivo.
