El reciente coronavirus (COVID-19) ha creado un sentido de urgencia entre las organizaciones de todo el mundo para actualizar sus planes de Continuidad de Negocios y revisar su capacidad de recuperación operativa. Después de haber sido declarado «pandemia» por la Organización Mundial de la Salud (OMS), el coronavirus presenta graves consecuencias económicas a nivel mundial.

Hay razones para esperar que se pueda contener la propagación del virus, pero las organizaciones deben estar atentas y monitorear el proceso mientras se preparan para los peores escenarios de interrupciones de la fuerza laboral o de la cadena de suministro.

La viabilidad de su organización se basa en una fuerza laboral saludable y disponible, y es imperativo proteger ese valioso activo. Una pandemia incapacitará a algunos empleados y resultará en cuarentena para otros empleados. La consecuencia sería una interrupción importante en las operaciones normales, con un número potencialmente grande de empleados que trabajan desde su hogar o ubicaciones remotas.

Para proteger a su fuerza laboral y ayudar a asegurar su productividad continua, es importante que complete lo siguiente:

• Establezca una estrategia que permita a los empleados continuar funcionando sin ponerlos en peligro.
• Tenga un plan para aislar a sus empleados si surge la amenaza de una posible infección.
• Asegúrese de que sus empleados puedan trabajar de manera efectiva desde su hogar.
• Verifique que cuenta con las herramientas, la tecnología, la capacidad y las medidas de seguridad para respaldar a una gran fuerza de trabajo remota.
• Revise sus políticas de recursos humanos para asegurarse de que sus empleados no se verán afectados personalmente si deben permanecer en cuarentena durante un período prolongado y modifique las políticas según corresponda para dar una mayor flexibilidad a los arreglos de trabajo normales.
• Determine sus prioridades y los requisitos mínimos de personal para respaldarlos en caso de que necesite funcionar con una fuerza laboral significativamente reducida.
• Identifique a los empleados clave y asegúrese de que otros miembros del personal hayan recibido la capacitación adecuada para cubrir exhaustivamente su ausencia.
• Cree un plan de comunicaciones que incluya proporcionar actualizaciones periódicas de la situación junto con las acciones tomadas para sus empleados y otras partes interesadas.

Estar preparado no significa simplemente tener el comando y el control de la capacidad de su organización para responder a una pandemia. En una economía global, prácticamente todas las organizaciones están conectadas o dependen de otras. Es posible que no se vea directamente afectado por una pandemia, incluso cuando lo sea un proveedor en un punto crítico de su cadena de suministro. Comprender su dependencia de entidades externas a su organización es fundamental. ¿Están preparados sus terceros críticos (proveedores, vendedores, proveedores de servicios, etc.)?

Para proteger sus operaciones y garantizar la continuidad de los servicios o productos a sus clientes, también es importante que usted:

• Mapee sus dependencias para comprender dónde las interrupciones podrían afectar sus cadenas de valor.
• Revise la preparación de sus terceros críticos (proveedores, vendedores, proveedores de servicios, etc.).
• Identifique puntos únicos de falla en su ecosistema.

Al evaluar el impacto de una interrupción en su ecosistema, es importante reconocer la cantidad de tiempo antes de que ocurra el impacto real.

Mientras evalúa sus planes, debe considerar lo siguiente:

• ¿Cuál es su estrategia actual para lidiar con una interrupción en su fuerza de trabajo o cadena de suministro? Las mejores estrategias resultarán en la menor interrupción de sus operaciones.
• ¿Tiene documentadas las tareas apropiadas para ejecutar la estrategia? ¿Existen equipos claramente definidos con las funciones y responsabilidades necesarias para ejecutar estas tareas? El mejor método para determinar la preparación es realizar recorridos de las tareas con los equipos apropiados, asegurando que todo esté debidamente documentado en cada paso.
• ¿Entiende las decisiones que podrían tomarse si su fuerza laboral se ve afectada, y tiene acceso a la información necesaria para tomar esas decisiones rápidamente? Cuanto más rápido pueda responder, más efectivo será para minimizar cualquier impacto.
• ¿Ha mapeado todas sus dependencias dentro de su organización y dentro de su ecosistema? Comprender las dependencias ascendentes le permite establecer disparadores cuando los proveedores o procesos se ven afectados. Esto asegurará que responda de manera más efectiva. Comprender sus dependencias posteriores le permite articular con mayor precisión los impactos para ejecutar la administración, lo que permite una mejor toma de decisiones y proporciona un mayor comando y control.

Hay un axioma del ejército que Dwight D. Eisenhower solía usar: «Los planes no valen nada, pero la planificación lo es todo». Las organizaciones deben prestar atención a sus consejos mientras trabajan en sus planes e identifican los recursos necesarios para enfrentar la posibilidad de que una pandemia interrumpa a una parte significativa de su fuerza laboral o la fuerza laboral de uno de sus proveedores críticos.

A medida que revisa y actualiza sus planes, también debe realizar pruebas/ejercicios. Este es el mejor método para identificar lagunas en sus procedimientos y le dará la mayor posibilidad de ejecución exitosa. Los participantes activos se familiarizarán con las metas y objetivos del plan y comenzarán a usarlo como guía en lugar de una lista prescriptiva de tareas a seguir sin aplicar un pensamiento racional. Practicar la ejecución de su plan garantiza que todas las partes necesarias comprendan sus roles y responsabilidades.

Durante sus revisiones de preparación, también debe evaluar las herramientas utilizadas para mantener la información relevante y ayudar en la ejecución de sus planes. Las tecnologías antiguas y las herramientas obsoletas pondrán en riesgo la ejecución exitosa de incluso los mejores planes. Identifique cualquier deficiencia en las herramientas que tiene disponibles y cree una lista completa de requisitos que mejorarán su capacidad de ejecución. Cuanto antes comience a actualizar su conjunto de herramientas, antes podrá reducir su riesgo de ejecución.

La capacidad de su organización para responder efectivamente a una interrupción de la fuerza laboral, o la interrupción de un tercero crítico, no solo depende de cuán efectivo fue en el proceso de planificación, sino también de cuán efectivo fue con las herramientas que tiene y las capacitaciones que hizo. Las herramientas que utiliza para comunicarse, mantener la conciencia situacional y proporcionar información actual y precisa también tendrán un gran impacto en la ejecución del plan.